宅建業者は、従業者に従業者証明書を携帯させ、従業者名簿を事務所ごとに備え付ける義務がありますが、この従業者証明書には、決まったルールに従って番号を付ける必要があります。本記事では、愛知県の手引きをもとに、従業者証明書番号の付け方を具体的に解説します。
番号は6桁で構成される
従業者証明書番号は、次のルールに従って構成されます。
- 第1けた・第2けた:その従業者が宅建業の業務に従事し始めた年を西暦で表したときの、下2けた(例:「2021年」であれば「21」)
- 第3けた・第4けた:その従業者が宅建業の業務に従事し始めた月(1月から9月までの場合は、第3けたを「0」とし、第4けたにその月を記載する。例:「1月」であれば「01」、「10月」であれば「10」)
- 第5けた以下:従業者ごとに、重複しないように付した番号(例:最初の免許時の代表者を「01」とし、以下「02」から連番で付ける)
つまり、「従事開始年の下2桁」+「従事開始月」+「連番」という組み合わせで、6桁の番号が作られる仕組みです。
番号は固有番号として扱う
一度付けた番号は、その従業者固有の番号として扱い、事務所間で異動する場合でも番号を変更しないこととされています。手引きの記載例では、ある従業者が主たる事務所から従たる事務所に異動した場合も、同じ従業者証明書番号を継続して使用することとされています。
従業者でなくなった場合の扱い
従業者でなくなった場合、その者の番号は欠番として扱います。なお、その従業者が後日復職した場合には、新たな番号を付与し直すこととされています。手引きの記載例では、一度退職して欠番となった従業者が復職した際、新しい番号が付与し直されています。
番号は事務所ごとではなく全社共通で付与する
従業者名簿自体は事務所ごとに備え付ける必要がありますが、従業者証明書番号は事務所ごとに個別に付与するのではなく、すべての事務所を通じて共通の連番で付与することとされています。たとえば、複数の事務所で新たに宅建業に従事する人が出てきた場合でも、番号の下2桁の連番部分は、全事務所を通して重複しないように付ける必要があります。
保存期間にも注意
従業者名簿は、最終記載をした日から10年間保存しなければならないとされています。番号の管理を誤ると、後から従業者の異動履歴をたどりにくくなるため、日頃から正確に記録しておくことが重要です。
まとめ
従業者証明書番号は、「従事開始年の下2桁」「従事開始月」「連番」を組み合わせた6桁の番号で構成され、一度付けた番号はその従業者固有のものとして、異動があっても変更しません。退職した場合は欠番とし、復職時には新たな番号を付与し直します。また、番号は事務所ごとではなく、全事務所を通じて共通の連番で管理する必要があります。
細かいルールですが、従業者名簿の正確な管理は宅建業者としての義務の一つですので、開業時から正しい運用方法を押さえておきましょう。