Mở đầu
Tại các doanh nghiệp Nhật Bản, thời điểm nhập công ty của sinh viên mới tốt nghiệp thường được quy định vào tháng 4 hàng năm, nên không ít trường hợp du học sinh tốt nghiệp đại học vào mùa thu và nhận được thông báo tuyển dụng (nội định), nhưng thực tế phải đến tháng 4 năm sau mới bắt đầu đi làm. Chắc hẳn nhiều du học sinh băn khoăn không biết làm thế nào để vượt qua “khoảng trống từ khi tốt nghiệp đến khi vào công ty” này.
Tư cách lưu trú “Du học” sẽ mất tiền đề hoạt động sau khi tốt nghiệp, nên không thể tiếp tục lưu trú nguyên trạng. Tuy nhiên, đối với những người đã nhận được thông báo tuyển dụng (nội định), Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú có áp dụng cách xử lý cho phép thay đổi sang tư cách lưu trú “Hoạt động đặc định” (Tokutei Katsudo) với một số điều kiện nhất định. Bài viết này giải thích nội dung chế độ này dựa trên Q43 trong mục “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản.
Mục đích của chế độ cho phép tiếp tục lưu trú sau khi có nội định
Trang Hỏi đáp của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú giải thích về bối cảnh của chế độ này như sau:
“Khi du học sinh tốt nghiệp cơ sở giáo dục đang theo học, người đó sẽ không còn thuộc diện tư cách lưu trú ‘Du học’, do đó không thể gia hạn thời hạn lưu trú để tiếp tục lưu trú tại Nhật Bản. Tuy nhiên, tại Nhật Bản, thời điểm nhập công ty của doanh nghiệp thường được ấn định là tháng 4, (lược bớt) nếu có nộp tài liệu xác nhận việc đã được doanh nghiệp thông báo tuyển dụng, và hoạt động sẽ thực hiện tại doanh nghiệp đó sau khi được tuyển dụng thuộc diện tư cách lưu trú liên quan đến lao động, đồng thời phù hợp với tiêu chuẩn quy định của tư cách lưu trú lao động đó, thì sẽ cho phép thay đổi sang tư cách lưu trú ‘Hoạt động đặc định’ trong khoảng thời gian chờ được tuyển dụng (giới hạn trong vòng 1 năm sau khi có nội định và không quá 1 năm 6 tháng sau khi tốt nghiệp), và tiếp tục cho phép lưu trú.” (Trích Hỏi đáp thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú Q43)
Nói cách khác, chế độ này là biện pháp đặc biệt nhằm cân nhắc đến “sự chênh lệch về thời điểm nhập công ty” — một tập quán tuyển dụng đặc trưng của Nhật Bản, nhằm tránh trường hợp dù đã có nội định việc làm nhưng vẫn buộc phải về nước vì không có tư cách lưu trú.
Các điều kiện chính để áp dụng chế độ này
Để áp dụng biện pháp đặc biệt này, về cơ bản cần đáp ứng 2 điều kiện lớn sau:
Đã nộp tài liệu xác nhận việc đã được doanh nghiệp thông báo tuyển dụng (nội định)
Cần nộp các giấy tờ có thể chứng minh khách quan việc đã được tuyển dụng, chẳng hạn như thông báo tuyển dụng (naitei tsuchisho).Hoạt động sẽ thực hiện sau khi được tuyển dụng thuộc diện tư cách lưu trú liên quan đến lao động, và phù hợp với tiêu chuẩn của tư cách đó
Nội dung công việc dự kiến thực hiện tại nơi có nội định phải thuộc diện tư cách lưu trú cho phép lao động, ví dụ như “Kỹ thuật – Tri thức nhân văn – Nghiệp vụ quốc tế” (Gijutsu, Jinbun Chishiki, Kokusai Gyomu), đồng thời phải đáp ứng các tiêu chuẩn quy định của tư cách lưu trú đó (như yêu cầu về trình độ học vấn). Không chỉ đơn thuần là có nội định, mà tiền đề là nội dung công việc tại nơi có nội định phải được công nhận là nội dung phù hợp với tư cách lưu trú loại lao động.
Giới hạn về thời hạn lưu trú được cho phép
Việc thay đổi sang “Hoạt động đặc định” này có giới hạn rõ ràng về thời hạn được cho phép.
- Trong vòng 1 năm sau khi có nội định
- Và không vượt quá 1 năm 6 tháng sau khi tốt nghiệp
Giới hạn sẽ là điều kiện nào đến trước trong hai điều kiện này. Nói cách khác, không phải cứ có nội định là có thể lưu trú vô thời hạn, mà cần hiểu rằng đây chỉ là biện pháp tạm thời để bù đắp cho khoảng cách về thời điểm nhập công ty.
Cách tiến hành thủ tục
Nếu muốn áp dụng biện pháp đặc biệt này, cần liên hệ sớm với Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương quản lý nơi cư trú, trước hoặc sau khi tốt nghiệp, để xác nhận các giấy tờ cần thiết, sau đó tiến hành nộp đơn xin thay đổi tư cách lưu trú. Thông thường sẽ cần nộp thông báo tuyển dụng, cùng với các tài liệu cho biết tổng quan về doanh nghiệp có nội định, và tài liệu xác nhận nội dung công việc sẽ đảm nhận.
Ngoài ra, cũng cần lưu ý rằng sau khi thay đổi sang “Hoạt động đặc định”, chỉ được phép hoạt động trong phạm vi nội dung được chỉ định ghi trên thẻ lưu trú. Nếu muốn làm thêm (hoạt động ngoài tư cách lưu trú) trong thời gian này, cần xác nhận riêng xem có cần xin Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú hay không.
Tổng kết
Đối với du học sinh sau khi tốt nghiệp đã nhận được nội định việc làm nhưng thời điểm nhập công ty còn xa, có chế độ cho phép thay đổi sang tư cách lưu trú “Hoạt động đặc định” trong phạm vi 1 năm sau khi có nội định và không quá 1 năm 6 tháng sau khi tốt nghiệp. Đây là cách xử lý của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú dựa trên thực tế thời điểm nhập công ty của các doanh nghiệp Nhật Bản thường tập trung vào tháng 4. Các bạn du học sinh đã có nội định nên xác nhận lịch trình tốt nghiệp và thời điểm nhập công ty của nơi có nội định, rồi sớm chuẩn bị thủ tục thay đổi tư cách lưu trú. Nếu còn băn khoăn về việc đáp ứng điều kiện hay giấy tờ cần thiết, việc tham khảo ý kiến chuyên gia như hành chính thư sĩ cũng là một cách hiệu quả.