Mở đầu

Doanh nghiệp đang tiếp nhận người nước ngoài theo tư cách lưu trú Kỹ năng đặc định (Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định) có nghĩa vụ khai báo với Cục trưởng Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú trong nhiều tình huống khác nhau. Nếu bỏ sót khai báo hoặc khai báo sai sự thật, có thể bị áp dụng hình phạt. Bài viết này sẽ dựa trên nội dung Điều 19-18 và Điều 71-4 Luật Kiểm soát xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn (gọi tắt là Luật Nhập cảnh) để giải thích nghĩa vụ khai báo được yêu cầu đối với Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định, cùng hình phạt áp dụng khi vi phạm.

Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định là gì

Điều 2-5 Khoản 3 Luật Nhập cảnh sử dụng thuật ngữ “Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định” (Tokutei Ginou Shozoku Kikan) để chỉ cơ quan công hoặc tư tại Nhật Bản là đối tác của hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định, trong các điều luật tiếp theo. Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định không chỉ đơn thuần ký hợp đồng lao động với người nước ngoài Kỹ năng đặc định, mà còn cần đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý về nội dung hợp đồng và kế hoạch hỗ trợ (chi tiết xem bài viết riêng “Tiêu chuẩn được yêu cầu đối với hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định”, “Nghĩa vụ xây dựng kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1”).

Khai báo bất thời điểm: khai báo khi phát sinh sự kiện nhất định (Điều 19-18 Khoản 1 Luật Nhập cảnh)

Điều 19-18 Khoản 1 Luật Nhập cảnh quy định Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định, khi thuộc một trong các trường hợp sau, phải khai báo với Cục trưởng Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú về sự việc đó cùng các nội dung do Bộ Tư pháp quy định, theo quy định của Bộ Tư pháp.

Một, khi đã thay đổi hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định (trừ thay đổi nhỏ do Bộ Tư pháp quy định), khi hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định đã kết thúc, hoặc khi đã ký kết hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định mới;
Hai, khi đã thay đổi kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1 (trừ thay đổi nhỏ do Bộ Tư pháp quy định);
Ba, khi đã ký kết hoặc thay đổi hợp đồng nêu tại Điều 2-5 Khoản 5 (hợp đồng ủy thác hỗ trợ cho cơ quan hỗ trợ đăng ký) (trừ thay đổi nhỏ do Bộ Tư pháp quy định), hoặc khi hợp đồng đó đã kết thúc;
Bốn, ngoài ba khoản trên, khi thuộc trường hợp do Bộ Tư pháp quy định.

Nói cách khác, khi có sự thay đổi quan trọng đối với tình trạng tiếp nhận người nước ngoài, như thay đổi/kết thúc/ký mới hợp đồng lao động, thay đổi kế hoạch hỗ trợ, ký kết/thay đổi/kết thúc hợp đồng ủy thác cho cơ quan hỗ trợ đăng ký, thì mỗi lần phải khai báo.

Khai báo định kỳ: khai báo về tình trạng tiếp nhận (Điều 19-18 Khoản 2 Luật Nhập cảnh)

Điều 19-18 Khoản 2 Luật Nhập cảnh quy định Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định, ngoài trường hợp khai báo theo khoản trước, phải khai báo với Cục trưởng Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú về các nội dung sau, theo quy định của Bộ Tư pháp.

Một, họ tên người nước ngoài Kỹ năng đặc định đang tiếp nhận, nội dung hoạt động của họ, và các nội dung khác do Bộ Tư pháp quy định;
Hai, trường hợp đã xây dựng kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1 phù hợp theo quy định tại Điều 2-5 Khoản 6, tình trạng thực hiện kế hoạch đó (trừ trường hợp đã ủy thác toàn bộ việc thực hiện kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1 phù hợp cho cơ quan hỗ trợ đăng ký theo hợp đồng);
Ba, ngoài hai khoản trên, các nội dung do Bộ Tư pháp quy định là cần thiết cho việc quản lý lưu trú của người nước ngoài Kỹ năng đặc định.

Đây là quy định yêu cầu báo cáo định kỳ về tình trạng tiếp nhận, khác với khai báo bất thời điểm. Cần báo cáo liên tục cho Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú về họ tên, nội dung hoạt động của người nước ngoài Kỹ năng đặc định đang tiếp nhận, tình trạng thực hiện kế hoạch hỗ trợ (nếu tự thực hiện)…

Hình phạt khi vi phạm nghĩa vụ khai báo (Điều 71-4 Luật Nhập cảnh)

Vậy nếu bỏ sót các nghĩa vụ khai báo này, sẽ bị áp dụng hình phạt như thế nào? Điều 71-4 Luật Nhập cảnh quy định như sau.

Người thuộc một trong các trường hợp sau sẽ bị phạt tiền dưới 300.000 yên.

Một, người không thực hiện khai báo theo quy định tại Điều 19-18 Khoản 1 (chỉ phần liên quan số 1) hoặc Khoản 2 (chỉ phần liên quan số 1), hoặc đã khai báo sai sự thật;
Hai, người không thực hiện báo cáo hoặc nộp/xuất trình sổ sách giấy tờ theo quy định tại Điều 19-20 Khoản 1, hoặc đã báo cáo sai sự thật, nộp/xuất trình sổ sách giấy tờ sai sự thật, hoặc không trả lời câu hỏi theo quy định tại khoản đó, hoặc đã trả lời sai sự thật, hoặc đã từ chối, cản trở, né tránh việc kiểm tra theo quy định tại khoản đó.

Đối tượng của số một chỉ giới hạn ở Điều 19-18 Khoản 1 Số 1 (khai báo liên quan đến thay đổi, kết thúc, ký mới hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định) và Khoản 2 Số 1 (khai báo liên quan đến họ tên, nội dung hoạt động của người nước ngoài Kỹ năng đặc định đang tiếp nhận). Nếu không khai báo phần này hoặc khai báo sai sự thật, có khả năng bị phạt tiền dưới 300.000 yên.

Số hai quy định về nghĩa vụ đáp ứng việc thu thập báo cáo, kiểm tra tại chỗ của Cục trưởng Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú (Điều 19-20 Khoản 1). Nếu từ chối nộp/xuất trình báo cáo, sổ sách giấy tờ, báo cáo sai sự thật, không trả lời câu hỏi, hoặc từ chối/cản trở/né tránh việc kiểm tra, cũng bị áp dụng cùng mức phạt tiền dưới 300.000 yên.

Ngoài ra, nghĩa vụ khai báo từ số 2 đến số 4 tại Điều 19-18 Khoản 1 (thay đổi kế hoạch hỗ trợ, ký kết/thay đổi/kết thúc hợp đồng với cơ quan hỗ trợ đăng ký, các trường hợp khác do Bộ Tư pháp quy định), và nghĩa vụ khai báo tại số 2, số 3 Khoản 2 (tình trạng thực hiện kế hoạch hỗ trợ, các nội dung khác do Bộ Tư pháp quy định), có thể áp dụng các quy định khác (quy định về tiền phạt hành chính) ngoài hình phạt tại Điều 71-4. Cần lưu ý rằng quy định áp dụng sẽ khác nhau tùy theo nội dung khai báo.

Cơ chế hướng dẫn, khuyến cáo, thu thập báo cáo, lệnh cải thiện

Trước khi áp dụng hình phạt, Luật Nhập cảnh cũng đã xây dựng cơ chế liên quan hành chính đối với Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định.

  • Điều 19-19: Khi Cục trưởng Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú thấy cần thiết để đảm bảo tính phù hợp của hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định, việc thực hiện đúng đắn kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1…, có thể tiến hành hướng dẫn, khuyến cáo cần thiết đối với Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định
  • Điều 19-20: Cục trưởng Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, trong phạm vi cần thiết, có thể yêu cầu Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định và nhân viên của cơ quan đó báo cáo hoặc nộp/xuất trình sổ sách giấy tờ, yêu cầu ra trình diện, hoặc cho phép nhân viên thẩm tra nhập cảnh hoặc cảnh sát nhập cảnh hỏi những người liên quan hoặc kiểm tra tại chỗ tại cơ sở kinh doanh
  • Điều 19-21: Khi Cục trưởng Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú thấy các nội dung cần được đảm bảo thông qua hướng dẫn, khuyến cáo… chưa được đảm bảo, có thể ra lệnh cho Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định thực hiện biện pháp cải thiện cần thiết trong thời hạn nhất định, và khi đã ra lệnh cải thiện này, phải công bố sự việc đó

Như vậy, việc vi phạm nghĩa vụ khai báo không chỉ bị áp dụng hình phạt, mà còn có thể dẫn đến hướng dẫn, khuyến cáo, lệnh cải thiện, thậm chí công bố (công khai tên doanh nghiệp), nên đây là rủi ro mà doanh nghiệp không thể xem nhẹ.

Những điểm cơ quan tiếp nhận cần lưu ý trong thực tiễn

  • Khi có thay đổi, kết thúc, ký mới hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định, cần khai báo kịp thời
  • Khi có thay đổi kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1 cũng cần khai báo
  • Khi ký kết, thay đổi, kết thúc hợp đồng ủy thác với cơ quan hỗ trợ đăng ký cũng cần khai báo
  • Không được bỏ sót khai báo định kỳ về họ tên, nội dung hoạt động… của người nước ngoài Kỹ năng đặc định đang tiếp nhận
  • Đối ứng thành thật với việc thu thập báo cáo, kiểm tra tại chỗ của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú
  • Hiểu rằng quy định hình phạt, tiền phạt hành chính áp dụng khác nhau tùy theo nội dung khai báo, và xây dựng hệ thống quản lý nội bộ phù hợp

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Nếu quên khai báo, có bị áp dụng hình phạt ngay lập tức không?

Nếu phát hiện việc bỏ sót khai báo, trước tiên cần thực hiện khai báo ngay. Việc áp dụng hình phạt được phán đoán tùy từng tình huống cụ thể, nhưng bản thân việc vi phạm nghĩa vụ khai báo có thể bị áp dụng hình phạt, do đó việc xây dựng hệ thống quản lý hàng ngày là rất quan trọng.

Hỏi: Khai báo về tình trạng thực hiện kế hoạch hỗ trợ có bị áp dụng hình phạt không?

Hình phạt theo Điều 71-4 Luật Nhập cảnh chỉ giới hạn ở phần liên quan Điều 19-18 Khoản 1 Số 1 và Khoản 2 Số 1. Tình trạng thực hiện kế hoạch hỗ trợ… (Khoản 2 Số 2, 3) có thể áp dụng quy định khác, vì vậy vui lòng xác nhận chi tiết với chuyên gia.

Tổng kết

Cơ quan trực thuộc Kỹ năng đặc định có nghĩa vụ khai báo bất thời điểm khi có thay đổi, kết thúc hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định, kế hoạch hỗ trợ, hợp đồng với cơ quan hỗ trợ đăng ký…, cùng nghĩa vụ khai báo định kỳ về tình trạng tiếp nhận. Trong số này, một số vi phạm nghĩa vụ khai báo bị quy định mức phạt tiền dưới 300.000 yên, và việc không hợp tác với thu thập báo cáo, kiểm tra tại chỗ cũng bị áp dụng mức phạt tương tự. Vì việc bỏ sót khai báo không chỉ dẫn đến hình phạt mà còn có thể dẫn đến hướng dẫn, khuyến cáo, lệnh cải thiện, công bố, nên việc xây dựng hệ thống quản lý nội bộ chặt chẽ là rất quan trọng. Về nội dung khai báo cụ thể và biện pháp thực tiễn, vui lòng tham khảo ý kiến của luật sư hành chính hoặc chuyên gia khác.