Mở đầu

Thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt là giấy tờ chứng minh nhân thân quan trọng, nhưng cũng có thể gặp trường hợp bị mất, bị đánh cắp, hoặc bị hư hỏng, ố bẩn do sử dụng lâu ngày. Trong những trường hợp như vậy, cần làm thế nào để được cấp lại thẻ?

Bài viết này, dựa trên nội dung “Hỏi & Đáp về chế độ người vĩnh trú đặc biệt – Các câu hỏi thường gặp” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản, sẽ giải thích về thủ tục cấp lại thẻ khi bị mất, bị đánh cắp hoặc hư hỏng.

Thủ tục khi bị mất hoặc bị đánh cắp

Theo tài liệu nêu trên, khi mất quyền sở hữu thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt do các lý do như làm mất, bị đánh cắp, bị tiêu hủy…, người đó cần nộp đơn xin cấp lại thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt tại ủy ban thành phố/quận/huyện nơi cư trú, trong vòng 14 ngày kể từ ngày biết được sự việc đó.

Những giấy tờ cần thiết khi nộp hồ sơ như sau:

  • Đơn xin cấp
  • 1 tấm ảnh (về nguyên tắc không cần đối với trẻ dưới 1 tuổi; tuy nhiên nếu dự kiến trẻ đã từ 1 tuổi trở lên vào thời điểm cấp thẻ mới thì cần nộp ảnh)
  • Tài liệu chứng minh việc đã mất quyền sở hữu thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt
  • Xuất trình hộ chiếu (nếu không thể xuất trình, nộp giấy trình bày lý do)

Khi phát hiện bị mất hoặc bị đánh cắp, trước hết cần lưu ý thời hạn 14 ngày kể từ ngày biết được sự việc, và nhanh chóng đến trao đổi tại quầy ủy ban thành phố/quận/huyện. Đặc biệt trong trường hợp bị đánh cắp, nên đồng thời trình báo với cảnh sát (đơn trình báo mất đồ/đơn trình báo bị trộm) và sử dụng biên nhận đó làm tài liệu chứng minh.

Thủ tục khi thẻ bị hư hỏng, ố bẩn không thể sử dụng được

Trường hợp thẻ bị hỏng hoặc bị bẩn khiến không thể sử dụng làm giấy tờ chứng minh nhân thân, cũng có thể được cấp lại thẻ. Theo tài liệu nêu trên, khi thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt bị hư hỏng hoặc ố bẩn nghiêm trọng (bao gồm cả trường hợp chip IC bị hỏng), người đó có thể nộp đơn xin cấp lại tại ủy ban thành phố/quận/huyện nơi cư trú.

Giấy tờ cần thiết gần giống như trường hợp bị mất/bị đánh cắp.

  • Đơn xin cấp
  • 1 tấm ảnh (về nguyên tắc không cần đối với trẻ dưới 1 tuổi; nếu dự kiến từ 1 tuổi trở lên vào thời điểm cấp thẻ mới thì cần nộp ảnh)
  • Xuất trình hộ chiếu và thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt (nếu không thể xuất trình hộ chiếu, nộp giấy trình bày lý do)

Ngoài ra, dù thẻ không bị hư hỏng hay ố bẩn, nếu có lý do chính đáng và mong muốn đổi thẻ, thì cũng có thể thực hiện việc đổi thẻ. Trong trường hợp này, thủ tục cũng được thực hiện tại ủy ban thành phố/quận/huyện nơi cư trú, nhưng cần lưu ý là phải trả lệ phí tính theo chi phí thực tế (1.900 yên).

Trường hợp chip IC không thể đọc được cũng thuộc diện cấp lại

Thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt có tích hợp chip IC với chức năng bảo mật cao, vậy khi chip IC này không thể đọc được thì sẽ ra sao?

Theo tài liệu nêu trên, khi chip IC bị hỏng, người đó cũng có thể nộp đơn xin cấp lại thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt. Ngoài ra, cũng có trường hợp nhận được lệnh phải nộp đơn xin cấp lại thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt do lý do chip IC bị hỏng. Nói cách khác, dù bề ngoài trông có vẻ không có vấn đề gì, nhưng nếu chip IC bên trong gặp trục trặc thì vẫn thuộc diện cấp lại, vì vậy nếu nhận thấy lỗi khi đọc thẻ, nên nhanh chóng trao đổi tại quầy.

Những điểm cần lưu ý trong thực tế

  1. Đối với mất/bị đánh cắp, thời hạn là 14 ngày kể từ “ngày biết được”. Hãy hành động ngay khi phát hiện.
  2. Trường hợp bị đánh cắp, đừng quên trình báo với cảnh sát. Có thể dùng làm tài liệu chứng minh việc mất quyền sở hữu.
  3. Trường hợp hư hỏng, ố bẩn cũng có thể cấp lại theo thủ tục tương tự. Bao gồm cả trường hợp chip IC bị hỏng, miễn là thẻ không còn chức năng chứng minh nhân thân thì đều thuộc diện áp dụng.
  4. Nếu có lý do chính đáng, dù thẻ không bị hư hỏng vẫn có thể đổi thẻ (lệ phí 1.900 yên). Dù tình trạng thẻ không xấu, tùy hoàn cảnh vẫn có thể yêu cầu đổi thẻ.
  5. Trẻ dưới 1 tuổi về nguyên tắc không cần nộp ảnh. Tuy nhiên cần lưu ý nếu dự kiến đã từ 1 tuổi trở lên vào thời điểm cấp thẻ thì cần nộp ảnh.

Tổng kết

Khi làm mất, bị đánh cắp hoặc làm hỏng thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt, người đó đều có thể nộp đơn xin cấp lại tại quầy ủy ban thành phố/quận/huyện nơi cư trú. Đối với trường hợp mất/bị đánh cắp, có thời hạn 14 ngày kể từ ngày biết được sự việc, nên khi phát hiện cần nhanh chóng tiến hành thủ tục. Nếu cảm thấy lo lắng về thủ tục, việc tham khảo ý kiến các chuyên gia như hành chính thư sĩ sẽ giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ hơn.