Mở đầu

Việc họ tên của mình sẽ được ghi trên thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt như thế nào, đặc biệt là liệu có thể ghi họ tên bằng chữ Hán hay tên thường gọi (通称名) hay không, là điểm mà nhiều người vĩnh trú đặc biệt quan tâm.

Bài viết này, dựa trên nội dung “Hỏi & Đáp về chế độ người vĩnh trú đặc biệt – Các câu hỏi thường gặp” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản, sẽ giải thích về quy tắc ghi họ tên trên thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt.

Nguyên tắc ghi họ tên là chữ Latinh

Theo tài liệu nêu trên, cách ghi họ tên trên thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt về nguyên tắc là chữ Latinh (Romaji). Trên cơ sở đó, nếu có tài liệu chứng minh việc sử dụng chữ Hán trong họ tên, thì có thể ghi kèm chữ Hán đó hoặc chữ Hán và chữ Kana đó.

Hơn nữa, chỉ trong trường hợp Bộ trưởng Bộ Tư pháp công nhận có sự việc đặc biệt khác như khả năng người vĩnh trú đặc biệt phải chịu bất lợi đáng kể do việc ghi họ tên bằng chữ Latinh, thì có thể ghi họ tên sử dụng chữ Hán đó hoặc chữ Hán và chữ Kana đó thay cho chữ Latinh. Nói cách khác, nguyên tắc là ghi kèm chữ Latinh + chữ Hán, còn việc chỉ ghi riêng chữ Hán là cách xử lý mang tính ngoại lệ.

Khi ghi họ tên bằng chữ Hán, có thể dùng nguyên chữ Hán ở nước sở tại không?

Điều nhiều người quan tâm khi ghi họ tên bằng chữ Hán là “liệu có thể dùng nguyên chữ Hán đang sử dụng ở nước mình (giản thể, phồn thể…) hay không”.

Theo tài liệu nêu trên, phạm vi và cách sử dụng chữ Hán dùng để ghi họ tên được quy định trong thông báo của Bộ trưởng Bộ Tư pháp (Thông báo về cách ghi họ tên bằng chữ Hán trên thẻ lưu trú…), theo đó:

  • Nếu chữ Hán trong họ tên được công nhận là chính tự (正字), thì ghi chính tự đó
  • Đối với các chữ khác, tức là chữ giản thể…, sẽ được thay thế bằng chính tự tương ứng để ghi

Nói cách khác, nếu cách viết chữ Hán đang sử dụng ở nước sở tại không nằm trong phạm vi “chính tự” theo thông báo của Nhật Bản, thì sẽ được thay thế bằng chính tự tương ứng. Định nghĩa chi tiết về “chính tự”, “chữ giản thể…” được quy định cụ thể trong một thông báo khác (thông báo về chữ Hán).

Tên thường gọi có được ghi trên thẻ không?

Không ít người vĩnh trú đặc biệt sử dụng “tên thường gọi” (通称名) trong sinh hoạt hằng ngày tại Nhật Bản. Tuy nhiên, theo tài liệu nêu trên, tên thường gọi không được ghi trên thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt, cả về mặt pháp lý lẫn thực tiễn vận hành.

Lý do được giải thích là: trong khuôn khổ chế độ quản lý lưu trú của người lưu trú trung và dài hạn và chế độ người vĩnh trú đặc biệt, thông tin mà Bộ trưởng Bộ Tư pháp liên tục nắm giữ chỉ giới hạn ở những thông tin cần thiết cho chế độ quản lý lưu trú công bằng, trong khi tên thường gọi không phải là thông tin cần thiết cho việc quản lý lưu trú; ngoài ra, thông tin cần thiết cho các dịch vụ hành chính dân sinh được lưu giữ trong chế độ sổ đăng ký dân cư cơ bản (住民基本台帳) đối với người nước ngoài, do đó Bộ Tư pháp quyết định không quản lý tên thường gọi (bao gồm cả việc ghi trên các loại giấy tờ chứng nhận).

Mặc dù Bộ Tư pháp không phải là cơ quan quản lý sổ hộ khẩu dân cư (住民票), nhưng tên thường gọi được hướng dẫn là được xử lý trong sổ hộ khẩu dân cư. Nói cách khác, nếu muốn chứng minh tên thường gọi một cách chính thức, người dùng sẽ cần sử dụng bản sao sổ hộ khẩu dân cư thay vì thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt.

Có thể ghi cả họ tên bằng chữ Hán và chữ Latinh cùng lúc không?

Cũng có câu hỏi từ những người từng sử dụng họ tên bằng chữ Hán vào thời kỳ còn thẻ đăng ký người nước ngoài, nhưng trên hộ chiếu chỉ ghi bằng chữ Latinh, rằng “có thể ghi cả chữ Hán và chữ Latinh không?”.

Theo tài liệu nêu trên, không cần phải lấy lại tài liệu chứng minh việc sử dụng chữ Hán một cách đặc biệt mới, mà có thể kế thừa tối đa họ tên dùng chữ Hán đã được đăng ký theo Luật đăng ký người nước ngoài cũ để ghi kèm họ tên bằng chữ Hán trên thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt. Tuy nhiên, đối với chữ giản thể…, việc thay thế bằng chữ trong phạm vi chính tự để ghi trên mặt thẻ vẫn không thay đổi.

Những điểm cần lưu ý trong thực tế

  1. Nếu muốn ghi kèm họ tên bằng chữ Hán, cần chuẩn bị tài liệu chứng minh việc sử dụng chữ Hán. Nếu là kế thừa từ thẻ đăng ký người nước ngoài, về nguyên tắc không cần lấy tài liệu mới, nhưng giấy tờ cần thiết có thể khác nhau tùy tình huống, nên hãy xác nhận tại quầy.
  2. Việc thay thế bằng chính tự là điều không thể tránh khỏi. Dù có mong muốn giữ nguyên chữ giản thể hay phồn thể, nguyên tắc vẫn là thay thế bằng chính tự theo quy định trong thông báo.
  3. Tên thường gọi được quản lý trong sổ hộ khẩu dân cư. Những ai sử dụng tên thường gọi trong sinh hoạt hằng ngày sẽ cần chứng minh bằng bản sao sổ hộ khẩu dân cư thay vì thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt.

Tổng kết

Cách ghi họ tên trên thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt về nguyên tắc là chữ Latinh, nhưng có thể ghi kèm chữ Hán (và chữ Kana) dựa trên tài liệu chứng minh. Tuy nhiên, chữ giản thể… sẽ được thay thế bằng “chính tự” theo thông báo của Nhật Bản, còn tên thường gọi thì không được ghi trên thẻ. Nếu có điểm chưa rõ về cách ghi họ tên, nên tham khảo ý kiến của quầy ủy ban thành phố/quận/huyện hoặc chuyên gia trước khi làm thủ tục.