Mở đầu

“Thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt” (特別永住者証明書) mà người vĩnh trú đặc biệt sở hữu là loại thẻ quan trọng dùng để chứng minh nhân thân trong đời sống hằng ngày. Tuy nhiên, không ít người còn băn khoăn về những câu hỏi cơ bản như “thẻ được cấp ở đâu” hay “có thể nhận thẻ ngay trong ngày nộp hồ sơ hay không”.

Bài viết này, dựa trên nội dung “Hỏi & Đáp về chế độ người vĩnh trú đặc biệt – Các câu hỏi thường gặp” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản, sẽ giải thích dễ hiểu từ góc nhìn của hành chính thư sĩ (gyoseishoshi) về nơi cấp thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt và quy trình cho đến khi nhận được thẻ.

Thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt được cấp ở đâu

Theo tài liệu Hỏi & Đáp nêu trên, nơi cấp thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt được phân chia như sau:

  • Nguyên tắc: Cũng như trước đây, thẻ được cấp tại ủy ban thành phố/quận/huyện (市区町村).
  • Ngoại lệ: Trường hợp cấp thẻ gắn liền với việc cho phép vĩnh trú đặc biệt theo Điều 5 của “Luật đặc lệ về quản lý xuất nhập cảnh đối với những người đã từ bỏ quốc tịch Nhật Bản theo Hiệp ước hòa bình với Nhật Bản” (gọi tắt là “Luật đặc lệ nhập quốc quản lý” – Nyukan Tokureihou), thẻ sẽ được cấp tại Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương (地方出入国在留管理局).

Nói cách khác, với đa số người dân, cơ quan tiếp nhận là ủy ban thành phố/quận/huyện nơi cư trú, nhưng cần lưu ý rằng trong trường hợp mới được cấp phép vĩnh trú đặc biệt (ví dụ do sinh ra tại Nhật hoặc hồi hương trong những hoàn cảnh đặc biệt), cơ quan tiếp nhận sẽ là Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương. Nếu không rõ mình thuộc trường hợp nào, nên xác nhận trước với cơ quan tiếp nhận.

Nộp hồ sơ có thể nhận thẻ ngay trong ngày không

Nhiều người nghĩ rằng “chỉ cần đến cơ quan hành chính là có thể nhận thẻ ngay”, nhưng thực tế không phải vậy. Theo tài liệu nêu trên, thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt (bao gồm cả thẻ cấp cho người dưới 16 tuổi) được thực hiện theo quy trình: dựa trên việc nộp hồ sơ/khai báo tại ủy ban thành phố/quận/huyện nơi cư trú, Bộ trưởng Bộ Tư pháp sẽ tạo thẻ, sau đó thẻ mới được cấp lại tại ủy ban thành phố/quận/huyện vào một ngày khác.

Nói cách khác, việc cấp thẻ trải qua 2 giai đoạn sau:

  1. Nộp hồ sơ/khai báo tại quầy ủy ban thành phố/quận/huyện nơi cư trú
  2. Bộ trưởng Bộ Tư pháp (trên thực tế là Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú) tạo thẻ, sau đó thẻ được cấp thông qua ủy ban thành phố/quận/huyện vào một ngày khác

Do đó, dù đã hoàn tất thủ tục tại quầy, người nộp hồ sơ không thể nhận thẻ ngay tại chỗ. Bộ Tư pháp (Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú) cũng đang nỗ lực rút ngắn thời gian cấp thẻ trong khả năng có thể. Tuy nhiên, cần lường trước rằng việc cấp thẻ thực tế sẽ mất một khoảng thời gian nhất định, vì vậy nên tiến hành thủ tục sớm và có dự trù thời gian hợp lý.

Những điểm cần lưu ý trong thực tế

1. Lưu ý “khoảng trống thời gian” trước khi nhận thẻ

Trong khoảng thời gian từ khi nộp hồ sơ đến khi thực sự nhận được thẻ, người nộp hồ sơ chỉ có trong tay giấy biên nhận hồ sơ, chứ chưa có thẻ mới. Nếu trong thời gian này có kế hoạch đi du lịch hoặc cần giấy tờ chứng minh nhân thân quan trọng, nên tiến hành thủ tục sớm và có sự chuẩn bị dư dả về thời gian.

2. Có thể nộp hồ sơ thông qua người đại diện

Đối với việc nộp hồ sơ/khai báo liên quan đến cấp thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt, trong trường hợp bản thân người đó dưới 16 tuổi hoặc có lý do bệnh tật…, người thân cùng sống từ 16 tuổi trở lên có thể thực hiện thay với tư cách người đại diện. Ngoài ra, luật sư, hành chính thư sĩ… đã đăng ký với Cục trưởng Cục quản lý nhập quốc địa phương cũng có thể thay mặt nộp hồ sơ/khai báo. Nếu tự mình thực hiện thủ tục gặp khó khăn, việc nhờ sự hỗ trợ của các chuyên gia như vậy cũng là một phương án.

3. Việc cấp thẻ gắn liền với cấp phép vĩnh trú đặc biệt phải đến Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương

Như đã trình bày ở trên, đối với việc cấp thẻ gắn liền với cấp phép vĩnh trú đặc biệt, cơ quan tiếp nhận không phải là ủy ban thành phố/quận/huyện mà là Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương. Vì cơ quan tiếp nhận khác với thủ tục gia hạn hay thay đổi thông tin thông thường, những ai thuộc trường hợp này cần xác nhận trước để tránh nhầm lẫn.

Tổng kết

Thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt về nguyên tắc được cấp tại ủy ban thành phố/quận/huyện, nhưng trong trường hợp gắn liền với việc cấp phép vĩnh trú đặc biệt thì cơ quan tiếp nhận là Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương. Ngoài ra, dù đã nộp hồ sơ cũng không được cấp thẻ ngay trong ngày, mà theo cơ chế: sau khi Bộ trưởng Bộ Tư pháp tạo thẻ, thẻ mới được cấp lại tại ủy ban thành phố/quận/huyện vào một ngày khác. Nếu bạn cảm thấy lo lắng về thủ tục hoặc đang cân nhắc nộp hồ sơ thông qua người đại diện, việc tham khảo ý kiến chuyên gia như hành chính thư sĩ sẽ giúp thủ tục diễn ra suôn sẻ hơn.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với văn phòng chúng tôi để được tư vấn.