Mở đầu

Khi chuyển nhà, người vĩnh trú đặc biệt cần thực hiện khai báo nơi cư trú. Tuy nhiên, có lẽ nhiều người băn khoăn về những điểm như “có cần làm thủ tục riêng ngoài đơn chuyển đến của sổ hộ khẩu dân cư hay không” hay “thời hạn là đến khi nào”.

Bài viết này, dựa trên nội dung “Hỏi & Đáp về chế độ người vĩnh trú đặc biệt – Các câu hỏi thường gặp” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản, sẽ giải thích về quy tắc khai báo nơi cư trú của người vĩnh trú đặc biệt.

Chuyển nhà thì phải khai báo nơi cư trú mới trong 14 ngày

Theo tài liệu nêu trên, khi thay đổi nơi cư trú, người đó cần khai báo nơi cư trú mới tại ủy ban thành phố/quận/huyện nơi cư trú mới, trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến nơi cư trú mới.

14 ngày này không phải là khoảng thời gian dài. Ngay sau khi chuyển nhà, việc dọn dẹp đồ đạc và các thủ tục thay đổi địa chỉ khác nhau thường khiến người ta bận rộn, nhưng khai báo nơi cư trú cũng là một trong những thủ tục có mức độ ưu tiên cao, nên hãy hoàn tất sớm.

Mối liên hệ với đơn chuyển đến/chuyển nơi ở theo Luật sổ đăng ký dân cư cơ bản

Khi nói đến việc thay đổi nơi cư trú, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến “đơn chuyển đến” (転入届) hoặc “đơn chuyển nơi ở” (転居届) theo Luật sổ đăng ký dân cư cơ bản (住基法). Trên thực tế, giữa các đơn này khi sử dụng thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt và việc khai báo nơi cư trú theo Luật đặc lệ nhập quốc quản lý có mối quan hệ như sau.

Theo tài liệu nêu trên, xét trên quan điểm giảm gánh nặng cho người nước ngoài, trường hợp người vĩnh trú đặc biệt nộp thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt khi làm đơn chuyển đến/chuyển nơi ở theo Luật sổ đăng ký dân cư cơ bản thì được coi là đã thực hiện khai báo nơi cư trú theo Luật đặc lệ nhập quốc quản lý (Điều 10 khoản 4 và khoản 5 Luật đặc lệ nhập quốc quản lý).

Nói cách khác, chỉ cần nộp thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt (hoặc thẻ đăng ký người nước ngoài cũ được coi là thẻ chứng nhận theo quy định “coi như”) tại quầy khi làm đơn chuyển đến/chuyển nơi ở của sổ hộ khẩu dân cư, thì đồng thời cũng được coi là đã hoàn thành nghĩa vụ khai báo theo Luật đặc lệ nhập quốc quản lý, không cần phải thực hiện thêm khai báo riêng theo Luật đặc lệ nhập quốc quản lý.

Quy định “coi như” không áp dụng cho thủ tục chuyển đi

Mặt khác, điều cần lưu ý là thủ tục “chuyển đi” (転出) của nơi cư trú. Theo tài liệu nêu trên, vì thủ tục chuyển đi nơi cư trú không được quy định trong Luật đặc lệ nhập quốc quản lý, nên dù có nộp thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt khi làm đơn chuyển đi theo Luật sổ đăng ký dân cư cơ bản, điều đó cũng không được coi là khai báo nơi cư trú. Điều quan trọng là phải thực hiện đúng thủ tục vào thời điểm chuyển đến/chuyển nơi ở.

Cần lưu ý nếu không mang theo thẻ

Ngoài ra, nếu vì lý do không mang theo thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt… khi làm đơn chuyển đến/chuyển nơi ở theo Luật sổ đăng ký dân cư cơ bản mà đơn đó được thực hiện trước, thì quy định “coi như” nêu trên sẽ không được áp dụng. Trong trường hợp này, cần phải thực hiện lại việc khai báo nơi cư trú tại ủy ban thành phố/quận/huyện nơi cư trú.

Nói cách khác, không phải “chỉ cần hoàn tất thủ tục sổ hộ khẩu dân cư là tự động ổn thỏa”, mà điểm mấu chốt là lúc đó có xuất trình được thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt hay không. Khi làm thủ tục chuyển nhà, nhất định phải mang theo thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt.

Khi mặt sau của thẻ đã ghi kín chỗ

Đối với những người đã chuyển nhà nhiều lần trong nhiều năm, cũng có trường hợp mặt sau của thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt không còn chỗ để ghi nơi cư trú. Về điểm này, tài liệu nêu trên giải thích rằng, tương tự như trường hợp mặt sau bằng lái xe không còn chỗ ghi thay đổi địa chỉ, quầy ủy ban thành phố/quận/huyện sẽ dán một tờ giấy chuyên dụng vào mặt sau để ghi tiếp, và chỉ vì lý do này thì sẽ không cấp thẻ mới (cũng không cần chuẩn bị ảnh hay lệ phí).

Những điểm cần lưu ý trong thực tế

  1. Chuyển nhà thì trong 14 ngày phải đến ủy ban thành phố/quận/huyện nơi cư trú mới. Đây là thời hạn dễ bị quên, nên hãy làm thủ tục sớm sau khi chuyển nhà.
  2. Khi làm đơn chuyển đến/chuyển nơi ở của sổ hộ khẩu dân cư, nhất định phải mang theo thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt. Nhờ đó, khai báo theo Luật đặc lệ nhập quốc quản lý cũng được hoàn tất đồng thời.
  3. Lưu ý rằng đơn chuyển đi không hoàn thành nghĩa vụ khai báo. Việc khai báo vào thời điểm chuyển đến/chuyển nơi ở mới là quan trọng.
  4. Dù mặt sau đã ghi kín, cũng không cần thẻ mới. Sẽ được xử lý bằng cách dán giấy chuyên dụng.

Tổng kết

Việc khai báo nơi cư trú của người vĩnh trú đặc biệt cần được thực hiện tại ủy ban thành phố/quận/huyện nơi cư trú mới trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển nhà. Nếu nộp thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt khi làm đơn chuyển đến/chuyển nơi ở theo Luật sổ đăng ký dân cư cơ bản, việc đó sẽ được coi là đã khai báo theo Luật đặc lệ nhập quốc quản lý, không cần làm thủ tục hai lần, nhưng cần lưu ý rằng quy định “coi như” này sẽ không được áp dụng nếu không mang theo thẻ. Nếu cảm thấy lo lắng về thủ tục, hãy cân nhắc tham khảo ý kiến của các chuyên gia như hành chính thư sĩ.