Mở đầu

Khi cân nhắc tuyển dụng người nước ngoài, điều khiến bộ phận nhân sự lo lắng nhất có lẽ là “liệu tuyển người này có thực sự ổn không”. Việc người nước ngoài có được làm việc tại Nhật Bản hay không phụ thuộc vào “tư cách lưu trú” (zairyu shikaku) mà họ đang có. Nếu xác nhận sai loại tư cách lưu trú hoặc điều kiện đi kèm, doanh nghiệp có thể vô tình để người lao động làm việc bất hợp pháp, dẫn đến việc công ty bị xử phạt.

Trong mục Q67 của “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú” do Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản (Cục Nhập quốc) công bố, có câu trả lời cho chính câu hỏi “Tôi phụ trách nhân sự công ty, xin cho biết những điểm cần lưu ý khi tuyển dụng người nước ngoài đến phỏng vấn”. Bài viết này sẽ dựa trên nội dung đó để tổng hợp những điểm cần kiểm tra khi phỏng vấn.

Điểm xuất phát: kiểm tra tư cách lưu trú và thẻ lưu trú

Theo “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú” của Cục Nhập quốc, khi tuyển dụng người nước ngoài, trước tiên cần kiểm tra tư cách lưu trú thông qua hộ chiếu hoặc thẻ lưu trú. Có tổng cộng 38 loại tư cách lưu trú (tham khảo Q18 cùng tài liệu), mỗi loại được pháp luật quy định phạm vi hoạt động được phép thực hiện tại Nhật Bản. Nếu tuyển dụng mà không kiểm tra tư cách lưu trú, trong trường hợp người đó thực tế không được phép làm việc theo tư cách lưu trú của mình, doanh nghiệp có thể vô tình khiến họ lao động bất hợp pháp.

Thẻ lưu trú (zairyu card) được cấp cho người lưu trú trung dài hạn (người nước ngoài lưu trú tại Nhật trên 3 tháng…), trên thẻ ghi rõ họ tên, ngày sinh, quốc tịch, loại tư cách lưu trú, ngày hết hạn lưu trú, có hay không giới hạn về việc làm. Bước đầu tiên khi phỏng vấn là yêu cầu ứng viên xuất trình thẻ này và kiểm tra kỹ nội dung ghi trên đó.

Điểm cần kiểm tra theo từng loại tư cách lưu trú

Trong Q67 của “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú”, nội dung cần kiểm tra sẽ khác nhau tùy theo loại tư cách lưu trú. Có thể tổng hợp như sau.

1. Tư cách lưu trú không giới hạn về việc làm

Nếu tư cách lưu trú là “Vợ/chồng của người Nhật”, “Vợ/chồng của người vĩnh trú”, “Định trú” hoặc “Vĩnh trú”, thì có thể tuyển dụng cho bất kỳ loại công việc nào. Đây là các tư cách lưu trú dựa trên thân phận, địa vị, không bị giới hạn về nội dung hoạt động lao động.

2. Trường hợp “Du học”, “Thân nhân đi kèm” cần xác nhận giấy phép hoạt động ngoài tư cách

Người có tư cách lưu trú “Du học” hoặc “Thân nhân đi kèm” vốn không phải tư cách lưu trú nhằm mục đích làm việc. Do đó, nếu đã được Cục Nhập quốc cấp “giấy phép hoạt động ngoài tư cách” (shikakugai katsudo kyoka) thì có thể tuyển dụng, nhưng cần lưu ý vì có giới hạn về thời gian và nội dung hoạt động. Đặc biệt với việc làm thêm của du học sinh, có giới hạn thời gian làm việc trong tuần không quá 28 giờ, nếu để làm quá thời gian này có thể bị coi là lao động bất hợp pháp (nội dung này được giải thích chi tiết trong bài viết riêng “Giới hạn thời gian làm thêm của du học sinh”).

3. Trường hợp “Hoạt động đặc định” cần xác nhận “văn bản chỉ định”

Đối với người có tư cách lưu trú “Hoạt động đặc định” (Tokutei Katsudo), cần kiểm tra “văn bản chỉ định” (shiteisho) do Cục Nhập quốc cấp, thường được đính kèm trong hộ chiếu. Ví dụ nếu nhập cảnh với mục đích “Working Holiday”, thì chỉ được tuyển dụng trong phạm vi ghi trong văn bản chỉ định. Không được để người đó làm công việc ngoài phạm vi ghi trong văn bản chỉ định, vì vậy việc đọc kỹ nội dung là rất quan trọng.

4. Các tư cách lưu trú liên quan đến việc làm khác

Đối với người nước ngoài có tư cách lưu trú liên quan đến việc làm khác như “Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế” hay “Kỹ năng”, có thể tuyển dụng nếu nội dung công việc dự định giao phù hợp với tư cách lưu trú đó. Ngược lại, nếu nội dung công việc muốn giao không phù hợp với tư cách lưu trú, thì cần thay đổi sang tư cách lưu trú phù hợp hoặc xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách.

Việc phán đoán “nội dung công việc có phù hợp với tư cách lưu trú hay không” trên thực tế thường rất khó khăn. Trong trường hợp khó phán đoán, có thể xin cấp “giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc” (shurou shikaku shomeisho) để nhờ Cục Nhập quốc xác nhận phạm vi hoạt động làm việc mà người đó có thể thực hiện (giấy chứng nhận này được giải thích chi tiết trong bài viết riêng).

Đừng quên kiểm tra thời hạn lưu trú

Trong Q67 của “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú”, ngoại trừ tư cách “Vĩnh trú”, cần kiểm tra đồng thời xem thời hạn lưu trú đã hết hay chưa. Trên thẻ lưu trú có ghi ngày hết hạn lưu trú, vì vậy nên kiểm tra lại không chỉ khi phỏng vấn mà cả ở giai đoạn ký hợp đồng lao động. Nếu thời hạn lưu trú sắp hết, cần lưu ý rằng sau khi tuyển dụng, bản thân người đó sẽ phải làm thủ tục gia hạn.

Tổng hợp các mục cần kiểm tra khi phỏng vấn

Dựa trên nội dung trên, các mục cần kiểm tra khi phỏng vấn có thể tổng hợp như sau.

  • Yêu cầu xuất trình hộ chiếu và thẻ lưu trú, kiểm tra họ tên, quốc tịch, loại tư cách lưu trú
  • Kiểm tra xem tư cách lưu trú có thuộc nhóm tư cách dựa trên thân phận không giới hạn việc làm hay không (Vĩnh trú, Vợ/chồng người Nhật, Vợ/chồng người vĩnh trú, Định trú)
  • Với trường hợp “Du học”, “Thân nhân đi kèm”, kiểm tra có giấy phép hoạt động ngoài tư cách hay không và phạm vi của giấy phép đó (thời gian làm việc, nội dung công việc)
  • Với trường hợp “Hoạt động đặc định”, kiểm tra nội dung văn bản chỉ định
  • Với các tư cách lưu trú liên quan việc làm khác, kiểm tra xem nội dung công việc dự định giao có phù hợp với hoạt động được phép theo tư cách lưu trú đó hay không
  • Nếu khó phán đoán, khuyến khích người đó xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc, hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia
  • Kiểm tra ngày hết hạn lưu trú, xác nhận chưa hết hạn

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Chỉ cần lưu bản sao thẻ lưu trú là đủ phải không?

Việc yêu cầu xuất trình thẻ lưu trú và lưu bản sao là cách làm nên có, nhưng không nên chỉ dừng lại ở đó. Cần kiểm tra kỹ nội dung ghi trên thẻ (tư cách lưu trú, thời hạn lưu trú, có giới hạn việc làm hay không) mỗi lần, và nếu cần thì kiểm tra sâu hơn về nội dung giấy phép hoạt động ngoài tư cách hoặc văn bản chỉ định.

Hỏi: Có cần kiểm tra kỹ đến mức này ngay từ giai đoạn phỏng vấn không?

Không nhất thiết phải kiểm tra tất cả ngay từ giai đoạn đầu tuyển dụng, nhưng trước khi thông báo trúng tuyển, chậm nhất là trước khi ký hợp đồng lao động, cần chắc chắn kiểm tra xem nội dung tư cách lưu trú có phù hợp với nội dung công việc hay không. Nếu phát hiện vấn đề sau khi tuyển dụng, công ty cũng có nguy cơ bị truy cứu tội tiếp tay lao động bất hợp pháp, nên nên kiểm tra càng sớm càng tốt.

Tổng kết

Trong việc tuyển dụng người nước ngoài, không chỉ dừng lại ở việc yêu cầu xuất trình thẻ lưu trú và kiểm tra loại tư cách lưu trú, mà còn cần kiểm tra sâu về phạm vi hoạt động được phép theo tư cách lưu trú đó, cũng như nội dung giấy phép hoạt động ngoài tư cách hoặc văn bản chỉ định. Nếu khó phán đoán, hãy cân nhắc sử dụng giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia. Việc phán đoán sẽ khác nhau tùy từng trường hợp tuyển dụng cụ thể, vì vậy khuyến nghị nên tham khảo ý kiến của luật sư hành chính (gyoseishoshi) hoặc chuyên gia khác.