Mở đầu

Khi mời người quản lý hoặc người kinh doanh nước ngoài từ nước ngoài đến Nhật Bản, điều đầu tiên cần lấy được là “Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú” (在留資格認定証明書) liên quan đến tư cách lưu trú “Kinh doanh – Quản lý”. Nhờ có giấy chứng nhận này, việc cấp visa tại cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài và việc xét duyệt nhập cảnh sẽ diễn ra thuận lợi hơn.

Tuy nhiên, đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú này không thể do chính người nước ngoài trực tiếp đến Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương Nhật Bản để nộp từ nước ngoài. Vì vậy, vấn đề đặt ra là “ai có thể nộp đơn thay”. Bài viết này, dựa trên nội dung Q32 trong “Hỏi đáp về xét duyệt xuất nhập cảnh – xét duyệt lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản, sẽ giải thích về người đại diện có thể xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú cho visa Kinh doanh – Quản lý.

Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú là gì

Trước tiên, hãy xác nhận chế độ Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú là như thế nào. Theo “Hỏi đáp về xét duyệt xuất nhập cảnh – xét duyệt lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản, Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú là giấy tờ chứng minh trước rằng, trong các điều kiện để nhập cảnh, “hoạt động dự định thực hiện tại Nhật Bản không phải là giả mạo và phù hợp với tư cách lưu trú”.

Khi xuất trình giấy chứng nhận này trong quá trình xét duyệt nhập cảnh, việc xét duyệt sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Tuy nhiên, không phải chỉ cần sở hữu giấy chứng nhận là có thể nhập cảnh được, mà còn cần xuất trình giấy chứng nhận tại cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài để được cấp visa (thị thực). Ngoài ra, cũng cần lưu ý rằng thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận là 3 tháng kể từ ngày cấp, và nếu không nộp đơn xin nhập cảnh trong khoảng thời gian này thì giấy chứng nhận sẽ mất hiệu lực.

Ai là người nộp đơn xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú (nguyên tắc)

Theo Hỏi đáp nói trên, Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú có thể được nộp đơn bởi “chính bản thân người nước ngoài dự định nhập cảnh, hoặc người đại diện của họ”. Vì hầu hết trường hợp bản thân người nước ngoài vẫn đang ở nước ngoài, nên trên thực tế, việc nộp đơn thông qua người đại diện là phổ biến.

Người trở thành đại diện sẽ khác nhau tùy theo loại tư cách lưu trú. Ví dụ, đối với trường hợp dự định làm việc tại Nhật Bản, người đại diện là nhân viên của doanh nghiệp tiếp nhận. Đối với trường hợp kết hôn với người Nhật và dự định nhập cảnh, người đại diện là người vợ/chồng người Nhật của người nước ngoài đó.

Ai có thể làm người đại diện cho visa Kinh doanh – Quản lý

Vậy thì, đối với đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú liên quan đến tư cách lưu trú Kinh doanh – Quản lý, cụ thể ai có thể trở thành người đại diện? Trong Q32 của “Hỏi đáp về xét duyệt xuất nhập cảnh – xét duyệt lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản, 2 trường hợp sau đây được nêu ra:

  • Nhân viên của văn phòng kinh doanh tại Nhật Bản nơi người nước ngoài dự định nhập cảnh sẽ làm việc có thể nộp đơn
  • Trường hợp thành lập mới văn phòng kinh doanh tại Nhật Bản và thực hiện kinh doanh hoặc tham gia quản lý tại đó, người được ủy thác việc thành lập văn phòng đó (nếu là pháp nhân thì là nhân viên của pháp nhân đó) cũng có thể nộp đơn

Nói cách khác, trường hợp mời người quản lý/kinh doanh nước ngoài đến một công ty đã tồn tại sẵn, nhân viên của công ty đó có thể nộp đơn với tư cách người đại diện. Ngược lại, đối với trường hợp sắp thành lập công ty mới và người nước ngoài đến Nhật Bản với tư cách người kinh doanh, do bản thân công ty (pháp nhân) chưa tồn tại nên “người được ủy thác việc thành lập văn phòng” có thể trở thành người đại diện – đây là cách phân loại như vậy. Trên thực tế, những người đảm nhận vai trò này thường là văn phòng hành chính thư sĩ được giao chuẩn bị thành lập công ty, hoặc người phụ trách của công ty tư vấn được ủy thác việc thành lập.

Tại sao lại có cách xử lý như vậy

Khác với các tư cách lưu trú làm việc khác, visa Kinh doanh – Quản lý có không ít trường hợp mà “chính bản thân người nước ngoài sắp thành lập công ty” trở thành chủ thể nộp đơn. Tuy nhiên, ở giai đoạn trước khi thành lập công ty, do chưa có pháp nhân với tư cách là cơ quan tiếp nhận, nên không thể lấy “nhân viên của doanh nghiệp tiếp nhận” làm người đại diện như đối với visa làm việc thông thường.

Vì vậy, bằng cách công nhận người được ủy thác việc thành lập văn phòng (người nhận ủy thác với tư cách cá nhân kinh doanh, hoặc nếu bên nhận ủy thác là pháp nhân thì là nhân viên của pháp nhân đó) làm người đại diện, có thể cho rằng thiết kế này nhằm giúp cho ngay cả người nước ngoài đang ở giai đoạn chuẩn bị khởi nghiệp cũng có thể tiến hành thủ tục một cách thuận lợi thông qua người cộng tác trong nước.

Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú nộp ở đâu

Ngoài ra, theo Q4 của Hỏi đáp nói trên, nơi nộp đơn xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú, về nguyên tắc, là Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương hoặc chi cục quản lý khu vực có thẩm quyền đối với địa điểm của doanh nghiệp tiếp nhận là người đại diện, hoặc địa chỉ cư trú của người thân. Đối với visa Kinh doanh – Quản lý, có thể cho rằng nơi nộp đơn sẽ là cơ quan có thẩm quyền đối với địa điểm của văn phòng kinh doanh (hoặc văn phòng dự định thành lập), vì vậy cần xác nhận trước khu vực thẩm quyền.

Những điểm lưu ý trên thực tế

Đối với đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú cho visa Kinh doanh – Quản lý, ngoài việc xác nhận tư cách người đại diện, còn cần nộp nhiều tài liệu chứng minh thực chất kinh doanh như bản kế hoạch kinh doanh, tài liệu chứng minh nguồn gốc vốn, hợp đồng thuê văn phòng kinh doanh, v.v. Đặc biệt, trong trường hợp thành lập mới, do việc chuẩn bị hồ sơ xin visa được tiến hành ở giai đoạn chưa hoàn tất đăng ký pháp nhân, nên việc quản lý lịch trình để tiến hành song song thủ tục thành lập công ty và thủ tục xin tư cách lưu trú là rất quan trọng.

Ngoài ra, ngay cả khi nộp đơn với tư cách người đại diện, cần phải trao đổi kỹ lưỡng với chính bản thân người nước ngoài về nội dung hồ sơ để không có sai lệch so với sự thật. Việc khai báo sai sự thật hoặc nộp tài liệu giả mạo tiềm ẩn rủi ro nghiêm trọng, có thể dẫn đến việc thu hồi tư cách lưu trú hoặc bị áp dụng thủ tục cưỡng chế trục xuất.

Hơn nữa, luật sư và hành chính thư sĩ, thông qua việc đăng ký với Cục trưởng Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương, có thể thay mặt thực hiện các thủ tục như nộp hồ sơ với tư cách người đại diện xin cấp phép (申請取次者). Khi tiến hành đồng thời việc thành lập công ty và việc xin tư cách lưu trú, việc tham khảo ý kiến chuyên gia ngay từ giai đoạn lập kế hoạch kinh doanh sẽ giúp chuẩn bị suôn sẻ trong khi xác nhận tình trạng đáp ứng các điều kiện.

Tóm tắt

Người có thể trở thành đại diện nộp đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú liên quan đến visa Kinh doanh – Quản lý là: (1) nhân viên của văn phòng kinh doanh tại Nhật Bản nơi người nước ngoài dự định nhập cảnh sẽ làm việc, hoặc (2) trong trường hợp thành lập mới văn phòng kinh doanh, người được ủy thác việc thành lập văn phòng đó (nếu là pháp nhân thì là nhân viên của pháp nhân đó). Sự khác biệt về tư cách người đại diện tùy theo việc mời đến công ty đã có sẵn hay khởi nghiệp mới, là điểm khác biệt lớn so với các visa làm việc khác.

Đối với những người đang cân nhắc đồng thời việc thành lập công ty và mời người quản lý nước ngoài, có thể sẽ gặp nhiều băn khoăn trong việc xác định tư cách người đại diện và chuẩn bị hồ sơ cần thiết. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xin visa Kinh doanh – Quản lý, xin vui lòng liên hệ với hành chính thư sĩ am hiểu về thủ tục lưu trú của người nước ngoài để được tư vấn.