Mở đầu
Khi muốn để người nước ngoài tham gia điều hành công ty của mình, hoặc khi bản thân người nước ngoài muốn thành lập công ty và kinh doanh tại Nhật Bản, cần có tư cách lưu trú “Kinh doanh – Quản lý” (経営・管理). Tư cách lưu trú này không thể có được chỉ vì mang chức danh “Giám đốc điều hành” (代表取締役) hay “cán bộ quản lý”, mà cần đáp ứng các tiêu chuẩn cụ thể để xác nhận thực tế và quy mô hoạt động kinh doanh, cũng như năng lực thực chất với tư cách người điều hành doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ tổng hợp nội dung tiêu chuẩn cấp phép nhập cảnh đối với tư cách lưu trú Kinh doanh – Quản lý, được quy định tại “Bộ Lệnh Bộ Tư pháp quy định tiêu chuẩn theo Khoản 2 Điều 7 Mục 1 Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn” (Bộ Lệnh Bộ Tư pháp số 16 năm Heisei 2).
Tổng quan các tiêu chuẩn liên quan đến tư cách lưu trú Kinh doanh – Quản lý
Trong Bộ Lệnh nêu trên, đối với hoạt động nêu tại cột dưới của mục Kinh doanh – Quản lý tại Bảng số 1-2 Phụ lục 1 của Luật, người nộp đơn cần đáp ứng đồng thời tất cả các điều kiện sau:
- Có văn phòng tại Nhật Bản để kinh doanh hoạt động theo đơn xin cấp phép (trường hợp hoạt động kinh doanh chưa bắt đầu, cần đã đảm bảo được cơ sở vật chất sử dụng làm văn phòng)
- Quy mô hoạt động kinh doanh theo đơn xin cấp phép đáp ứng một tiêu chuẩn nhất định
- Trong số những người điều hành hoặc tham gia hoạt động kinh doanh, có ít nhất một người có năng lực hiểu và sử dụng tiếng Nhật ở trình độ tự lập cao, và người đó dự định cư trú tại Nhật Bản vào thời điểm người nộp đơn tham gia điều hành – quản lý
- Có bằng cấp, học vị chuyên môn liên quan đến kinh doanh – quản lý, hoặc có từ 3 năm kinh nghiệm trở lên về điều hành – quản lý doanh nghiệp
- Trường hợp tham gia vào công việc quản lý doanh nghiệp, cần nhận được mức lương tương đương hoặc cao hơn mức lương mà người Nhật Bản nhận được khi làm công việc tương tự
Chúng ta sẽ lần lượt xem xét từng điều kiện.
Điều kiện 1: Có văn phòng tại Nhật Bản
Trước hết, cần có văn phòng thực tế tại Nhật Bản để kinh doanh hoạt động theo đơn xin cấp phép. Tuy nhiên, trường hợp đang trong giai đoạn khởi nghiệp và hoạt động kinh doanh chưa thực sự bắt đầu, chỉ cần đã đảm bảo được bất động sản sử dụng làm cơ sở kinh doanh tại Nhật Bản là đủ. Nói cách khác, cần chứng minh được một cách khách quan tình trạng có thể sử dụng làm văn phòng, chẳng hạn như đã hoàn tất hợp đồng thuê văn phòng.
Điều kiện 2: Tiêu chuẩn về quy mô hoạt động kinh doanh
Về quy mô hoạt động kinh doanh, cần đáp ứng đồng thời cả 2 điều kiện sau:
- Điều kiện về nhân viên chính thức: Ngoài người điều hành hoặc quản lý, có nhân viên chính thức cư trú tại Nhật Bản (không tính nhân viên nước ngoài có tư cách lưu trú) tham gia làm việc để duy trì hoạt động kinh doanh
- Điều kiện về vốn điều lệ v.v.: Tổng giá trị tài sản sử dụng cho hoạt động kinh doanh theo đơn xin cấp phép (bao gồm số vốn điều lệ và tổng số vốn góp) đạt từ 30 triệu yên trở lên
Do 2 điều kiện này phải “đáp ứng đồng thời”, nên chỉ có nhân viên chính thức mà chưa có vốn điều lệ từ 30 triệu yên trở lên, hoặc ngược lại, đều chưa đủ điều kiện – đây là điểm cần đặc biệt lưu ý. Đối với người nước ngoài đang cân nhắc khởi nghiệp với quy mô nhỏ và vừa, điều kiện về vốn điều lệ này không ít trường hợp trở thành rào cản.
Điều kiện 3: Trong ban lãnh đạo có người có năng lực tiếng Nhật
Theo tiêu chuẩn của tư cách lưu trú Kinh doanh – Quản lý, trong số những người điều hành hoạt động kinh doanh, hoặc những người tham gia vào hoạt động kinh doanh đó (không tính người làm việc bán thời gian), cần có ít nhất một người có “năng lực hiểu và sử dụng tiếng Nhật ở trình độ tự lập cao trở lên”. Đồng thời, cũng cần đảm bảo người đó sẽ cư trú tại Nhật Bản vào thời điểm người nộp đơn thực tế tham gia điều hành – quản lý hoạt động kinh doanh đó.
Điều kiện này được cho là nhằm đảm bảo rằng trong ban lãnh đạo có nhân sự có thể xử lý phù hợp việc giao tiếp bằng tiếng Nhật, làm việc với cơ quan hành chính, cũng như giao dịch với đối tác kinh doanh. Bản thân người nộp đơn không nhất thiết phải đáp ứng điều kiện này, mà chỉ cần trong số các đồng sáng lập hoặc cán bộ quản lý có người đáp ứng là đủ.
Điều kiện 4: Bằng cấp hoặc kinh nghiệm điều hành
Bản thân người nộp đơn cần đáp ứng một trong các điều kiện sau:
- Có học vị tiến sĩ, thạc sĩ, hoặc học vị chuyên môn (bao gồm cả bằng cấp lấy được ở nước ngoài) trong lĩnh vực liên quan đến kinh doanh – quản lý, hoặc lĩnh vực kỹ thuật – kiến thức cần thiết cho nghiệp vụ kinh doanh theo đơn xin cấp phép
- Có từ 3 năm kinh nghiệm trở lên về điều hành hoặc quản lý doanh nghiệp (bao gồm cả thời gian cư trú tại Nhật Bản với tư cách lưu trú Hoạt động đặc định, được chỉ định tham gia hoạt động chuẩn bị cần thiết để bắt đầu kinh doanh thương mại hoặc hoạt động kinh doanh khác, nếu có)
Nói cách khác, người nộp đơn cần chứng minh tư cách phù hợp với vai trò người điều hành doanh nghiệp thông qua một trong hai yếu tố: học vấn (học vị cao liên quan đến kinh doanh) hoặc kinh nghiệm thực tế (từ 3 năm kinh nghiệm điều hành – quản lý trở lên).
Điều kiện 5: Điều kiện về mức lương khi tham gia công việc quản lý
Trường hợp người nộp đơn dự định tham gia vào công việc “quản lý” (không phải tự mình là người điều hành mà là người được thuê để làm công việc quản lý), cần nhận được mức lương tương đương hoặc cao hơn mức lương mà người Nhật Bản nhận được khi làm công việc tương tự. Điều kiện này được cho là nhằm ngăn chặn việc bố trí người nước ngoài vào vị trí quản lý với mức lương thấp bất hợp lý chỉ vì lý do quốc tịch.
Những điểm doanh nghiệp cần lưu ý trên thực tế khi tuyển dụng người nước ngoài làm cán bộ quản lý
Khi tuyển dụng, bổ nhiệm người nước ngoài làm cán bộ điều hành, quản lý, cần chuẩn bị và rà soát trước các điểm sau:
- Đảm bảo văn phòng: Không chỉ địa chỉ trụ sở chính trên giấy tờ đăng ký, mà cần đảm bảo có cơ sở vật chất thực tế để tiến hành hoạt động kinh doanh
- Đáp ứng đồng thời điều kiện vốn điều lệ và nhân viên chính thức: Điều kiện vốn điều lệ từ 30 triệu yên trở lên không phải là một rào cản thấp, do đó cần cân nhắc bao gồm cả kế hoạch huy động vốn
- Năng lực tiếng Nhật của ban lãnh đạo: Cần cân nhắc khả năng bố trí nhân sự có năng lực tiếng Nhật vào vị trí đồng sáng lập hoặc cán bộ quản lý, ngay cả khi bản thân người nộp đơn còn hạn chế về tiếng Nhật
- Chuẩn bị tài liệu chứng minh bằng cấp hoặc kinh nghiệm thực tế: Cần chuẩn bị đầy đủ giấy chứng nhận bằng cấp, tài liệu chứng minh quá trình công tác, kể cả các tài liệu bằng tiếng nước ngoài
Tổng kết
Khi tuyển dụng người nước ngoài làm cán bộ quản lý bằng tư cách lưu trú Kinh doanh – Quản lý, hoặc để bản thân người nước ngoài đảm nhiệm việc điều hành công ty, cần đáp ứng đồng thời nhiều điều kiện như: đảm bảo văn phòng, quy mô kinh doanh với nhân viên chính thức và vốn điều lệ từ 30 triệu yên trở lên, năng lực tiếng Nhật trong ban lãnh đạo, và bản thân người nộp đơn có bằng cấp hoặc từ 3 năm kinh nghiệm điều hành – quản lý trở lên. Trường hợp tham gia công việc quản lý, cũng cần lưu ý về mức lương.
Đối với việc xin cấp tư cách lưu trú liên quan đến việc bổ nhiệm người nước ngoài làm cán bộ quản lý hoặc thành lập công ty, xin vui lòng liên hệ với văn phòng hành chính thư sĩ (Gyoseishoshi) am hiểu về thủ tục cư trú của người lao động nước ngoài để được tư vấn.