Mở đầu
Khi muốn mời một người nước ngoài đến Nhật Bản, hoặc khi bản thân người nước ngoài muốn nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản, hầu như lúc nào cũng sẽ gặp hai cụm từ “Visa (thị thực)” và “Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú”. Cả hai đều là giấy tờ liên quan đến việc nhập cảnh Nhật Bản, nhưng cơ quan cấp và ý nghĩa của chúng hoàn toàn khác nhau.
Bài viết này dựa trên nội dung “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú” do Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản (Cục Nyukan) công bố, để giải thích một cách dễ hiểu nhất sự khác biệt giữa hai loại giấy tờ này. Nếu bạn đang chuẩn bị thủ tục mời người thân, vợ/chồng hoặc bảo lãnh lao động, việc hiểu rõ sự khác nhau này sẽ giúp bạn hình dung được toàn bộ quy trình thủ tục sau đó.
Visa (thị thực) là gì
Theo “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, Visa (thị thực) là loại giấy tờ do cơ quan đại diện ở nước ngoài, tức là Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản đặt tại nước ngoài, cấp.
Visa mang hai ý nghĩa lớn:
- “Xác nhận” rằng hộ chiếu mà người nước ngoài đó đang mang là hợp lệ
- “Khuyến nghị” rằng việc người đó nhập cảnh Nhật Bản theo điều kiện ghi trên visa là không có trở ngại gì
Nói cách khác, Visa là phán đoán mà cơ quan đại diện ở nước ngoài đưa ra trước khi nhập cảnh Nhật Bản, thể hiện rằng “hộ chiếu này không có vấn đề gì, và nếu theo điều kiện này thì có thể cho phép nhập cảnh”. Đây là một khuyến nghị trước khi nhập cảnh, và điểm cần lưu ý đầu tiên là visa không phải do Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương (cơ quan hành chính trong nước Nhật Bản) cấp.
Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú là gì
Mặt khác, Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú là giấy tờ liên quan đến thủ tục trong nội bộ Nhật Bản. “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú giải thích như sau.
Để người nước ngoài được phép thượng lục (nhập cảnh) vào Nhật Bản, cần đáp ứng đủ 4 điều kiện sau:
- (a) Hộ chiếu và thị thực (visa) có hiệu lực
- (b) Hoạt động dự định thực hiện tại Nhật Bản không phải là giả dối, phù hợp với tư cách lưu trú và đáp ứng tiêu chuẩn cho phép thượng lục
- (c) Thời hạn lưu trú phù hợp với quy định của Bộ Tư pháp
- (d) Không thuộc các trường hợp bị từ chối thượng lục (lý do từ chối thượng lục)
Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú là giấy tờ chứng minh trước rằng đương sự đáp ứng điều kiện (b) trong 4 điều kiện nêu trên. Việc xuất trình giấy chứng nhận này khi làm thủ tục thẩm tra thượng lục sẽ giúp quá trình thẩm tra diễn ra suôn sẻ hơn.
Ngoài ra, đối với tư cách lưu trú “Lưu trú ngắn hạn” (dành cho mục đích du lịch, thăm thân, công tác ngắn hạn…), chế độ giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú này không áp dụng. Nếu nhập cảnh với mục đích lưu trú ngắn hạn, quy trình thủ tục sẽ khác với giấy chứng nhận này, bạn nên biết trước điều này.
Vì sao cần xin giấy chứng nhận trước
Nếu toàn bộ việc thẩm tra xem có đáp ứng tư cách lưu trú hay không phải được thực hiện từ đầu ngay tại thời điểm thẩm tra thượng lục, thì việc thẩm tra sẽ mất nhiều thời gian và các quầy thủ tục ở sân bay cũng sẽ bị quá tải. Vì vậy, bằng cách chứng minh trước ở trong nước Nhật Bản rằng “hoạt động mà người này dự định thực hiện phù hợp với tư cách lưu trú này và đáp ứng tiêu chuẩn”, thủ tục vào ngày thẩm tra thượng lục có thể được đơn giản hóa. Đây chính là mục đích của chế độ này.
Ai có thể xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú
Theo “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú có thể do chính người nước ngoài dự định nhập cảnh, hoặc người đại diện của họ, đứng ra xin cấp.
Ví dụ cụ thể về người đại diện bao gồm:
- Trường hợp muốn làm việc tại Nhật Bản: nhân viên của công ty tiếp nhận sẽ là người đại diện
- Trường hợp kết hôn với người Nhật để nhập cảnh: người vợ/chồng là người Nhật sẽ là người đại diện
Trên thực tế, nhiều trường hợp người phụ trách của công ty mời hoặc người thân trong gia đình sẽ đứng ra làm thủ tục với tư cách người đại diện. Nhờ có chế độ người đại diện này mà thủ tục trong nước Nhật Bản có thể được tiến hành ngay cả khi đương sự đang ở nước ngoài.
Có Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú thì có thể nhập cảnh được không
Đây là điểm rất dễ bị hiểu lầm, nhưng chỉ sở hữu Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú thôi thì chưa thể nhập cảnh Nhật Bản được.
Theo “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, sau khi có được giấy chứng nhận này, đương sự bắt buộc phải xuất trình giấy chứng nhận tại cơ quan đại diện ở nước ngoài và xin cấp Visa (thị thực). Nói cách khác, quy trình sẽ diễn ra như sau:
- Xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú tại Nhật Bản
- Gửi giấy chứng nhận cho đương sự đang ở nước ngoài
- Đương sự xin cấp Visa tại cơ quan đại diện ở nước ngoài, xuất trình giấy chứng nhận
- Được cấp Visa
- Trải qua thẩm tra thượng lục tại sân bay Nhật Bản…
Ngoài ra, cần lưu ý rằng Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú không phải là sự bảo đảm cho việc nhập cảnh. Nếu tại thời điểm thẩm tra thượng lục, do có sự thay đổi về tình hình mà phát hiện ra sự việc không còn phù hợp với tiêu chuẩn cho phép thượng lục, thì dù có giấy chứng nhận, việc thượng lục vẫn có thể không được cho phép.
Tổng kết
Visa (thị thực) và Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú đều là giấy tờ liên quan đến việc nhập cảnh Nhật Bản, nhưng chủ thể cấp và vai trò của chúng hoàn toàn khác nhau.
- Visa (thị thực): do cơ quan đại diện ở nước ngoài cấp, xác nhận tính hợp lệ của hộ chiếu và khuyến nghị cho phép nhập cảnh
- Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú: được cấp tại Nhật Bản, chứng minh sự phù hợp với tiêu chuẩn cho phép thượng lục
Việc có được Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú không phải là bước cuối cùng, mà sau đó còn phải xin được Visa, rồi vượt qua thẩm tra thượng lục mới có thể nhập cảnh Nhật Bản — điều quan trọng là phải hiểu rõ toàn bộ chuỗi quy trình này. Nếu còn băn khoăn về thứ tự thủ tục hay giấy tờ cần thiết, bạn nên tham khảo tài liệu công khai của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, đồng thời cân nhắc tham vấn chuyên gia hành chính (gyoseishoshi).