Mở đầu

Sau khi kết hôn quốc tế, khi người vợ/chồng mang quốc tịch nước ngoài nộp đơn xin phép thay đổi tư cách lưu trú sang “Vợ/chồng của người Nhật”, nhiều người băn khoăn về việc chuẩn bị hồ sơ cần thiết. Đặc biệt, câu hỏi liệu có cần cả “đăng ký kết hôn nộp tại chính quyền địa phương Nhật Bản” lẫn “giấy chứng nhận kết hôn do nước sở tại của người vợ/chồng cấp” hay không là điểm được hỏi rất nhiều.

Lần này, chúng tôi sẽ giải thích về hồ sơ cần thiết và cách xử lý khi khó lấy được giấy tờ, dựa trên nội dung câu hỏi số 50 và số 51 trong “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú.

Cần cả đăng ký kết hôn lẫn giấy chứng nhận kết hôn

Câu hỏi số 50 trong Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú đề cập đến trường hợp: “Tôi kết hôn với một phụ nữ nước ngoài đang có tư cách lưu trú lao động, sau đó dự định xin thay đổi tư cách lưu trú cho cô ấy, vậy có cần cả đăng ký kết hôn nộp tại chính quyền địa phương Nhật Bản lẫn giấy chứng nhận kết hôn của nước cô ấy không?”

Câu trả lời như sau:

Đơn xin phép thay đổi tư cách lưu trú sang “Vợ/chồng của người Nhật” cần có bản sao sổ hộ tịch (koseki tohon) của người vợ/chồng Nhật Bản có ghi sự kiện kết hôn (nếu sổ hộ tịch chưa ghi sự kiện kết hôn, cần nộp thêm giấy chứng nhận tiếp nhận đăng ký kết hôn ngoài bản sao sổ hộ tịch), và giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan đại diện nước ngoài tại Nhật Bản (đại sứ quán, lãnh sự quán) cấp. (Trích Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú Q50)

Nói cách khác, về nguyên tắc cần có đủ 2 loại giấy tờ sau:

  1. Giấy tờ chứng minh phía Nhật Bản: Bản sao sổ hộ tịch của người vợ/chồng Nhật Bản có ghi sự kiện kết hôn. Nếu sổ hộ tịch chưa phản ánh sự kiện kết hôn, cần nộp thêm giấy chứng nhận tiếp nhận đăng ký kết hôn cùng với bản sao sổ hộ tịch.
  2. Giấy tờ chứng minh phía nước ngoài: Giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan đại diện nước ngoài tại Nhật Bản (đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước người vợ/chồng) cấp.

Cần lưu ý rằng, không phải chỉ cần nộp đăng ký kết hôn tại Nhật Bản trước là thủ tục sẽ hoàn tất, mà còn cần xác nhận sự kiện kết hôn từ phía nước sở tại của người vợ/chồng. Vì hiệu lực của hôn nhân quốc tế cần được công nhận dựa trên chế độ pháp luật của cả hai nước — Nhật Bản và nước đối tác — nên cần phải chứng minh theo hai bước như vậy.

Nếu nước sở tại không cấp giấy chứng nhận kết hôn thì phải làm sao?

Tuy nhiên, không hiếm trường hợp một số nước có quy định “nếu đã nộp đăng ký kết hôn tại Nhật Bản trước, thì cơ quan của nước sở tại sẽ không cấp giấy chứng nhận kết hôn nữa”. Câu hỏi số 51 trong Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú đề cập chính xác đến điểm này.

Nếu đã nộp đăng ký kết hôn tại Nhật Bản trước, thì cơ quan của nước sở tại sẽ không cấp “giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan của nước có quốc tịch cấp” — giấy tờ cần thiết cho đơn xin. Vậy phải làm sao? (Trả lời) Hãy trình bày lý do không thể nộp giấy chứng nhận kết hôn vào một văn bản tự soạn (mẫu tự do) và nộp kèm. (Trích Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú Q51)

Nói cách khác, nếu thực sự không thể lấy được giấy chứng nhận kết hôn, có thể xử lý bằng cách soạn một văn bản (mẫu tự do) giải thích lý do và nộp kèm theo. Điều này không có nghĩa là “vì không lấy được giấy tờ nên phải từ bỏ việc nộp đơn”, mà đã có cơ chế thay thế bằng cách giải thích tình huống một cách cẩn thận.

Những điểm cần lưu ý trong thực tế

Cách xử lý giấy chứng nhận kết hôn khác nhau rất nhiều tùy theo từng quốc gia, nên trong thực tế cần lưu ý những điểm sau:

  • Nộp đăng ký kết hôn tại Nhật Bản trước, hay làm thủ tục tại nước sở tại trước: Tùy quốc gia, có thể sẽ dễ lấy giấy chứng nhận hơn nếu hoàn tất thủ tục kết hôn tại nước sở tại trước. Nên tìm hiểu chế độ của nước người vợ/chồng trước khi kết hôn để yên tâm hơn.
  • Có độ trễ khi phản ánh vào sổ hộ tịch: Ngay cả khi đã nộp đăng ký kết hôn tại chính quyền địa phương, việc phản ánh vào sổ hộ tịch có thể mất vài ngày đến vài tuần. Nếu đang cần gấp, hãy sử dụng giấy chứng nhận tiếp nhận đăng ký kết hôn.
  • Viết văn bản giải trình cụ thể: Nếu nộp văn bản giải trình lý do không được cấp giấy chứng nhận kết hôn, việc ghi cụ thể “vì sao không được cấp” bao gồm cả bối cảnh chế độ pháp luật sẽ giúp việc thẩm tra diễn ra suôn sẻ hơn.
  • Có những giấy tờ cần bản dịch: Các giấy tờ viết bằng tiếng nước ngoài cần đính kèm bản dịch tiếng Nhật (Điều 62 Quy tắc thi hành Luật quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn).

Tổng kết

  • Về nguyên tắc, để thay đổi tư cách lưu trú sang “Vợ/chồng của người Nhật” cần có cả bản sao sổ hộ tịch của người vợ/chồng Nhật Bản (hoặc giấy chứng nhận tiếp nhận đăng ký kết hôn) và giấy chứng nhận kết hôn do nước sở tại của người vợ/chồng cấp.
  • Nếu vì đã nộp đăng ký kết hôn tại Nhật Bản trước mà không được cấp giấy chứng nhận kết hôn của nước sở tại, có thể xử lý bằng cách nộp văn bản (mẫu tự do) giải thích tình huống.
  • Vì thứ tự thủ tục kết hôn và giấy tờ cần thiết khác nhau tùy theo từng quốc gia, chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến chuyên gia sớm — trước hoặc sau khi kết hôn — để chuẩn bị hồ sơ một cách có kế hoạch.

Việc thiếu sót giấy tờ đôi khi dẫn đến việc thẩm tra bị chậm trễ. Nếu bạn phân vân không biết trường hợp của mình cần giấy tờ nào, xin vui lòng liên hệ luật sư hành chính (gyoseishoshi) để được tư vấn.

Nguồn: Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú” Q50, Q51