引言

企业的组织重组并不罕见。有时因合并而更改公司名称，有时被其他公司吸收而使本公司消失，也有时仅有部分部门被分立出去成立新公司。当发生这类组织重组时，外国员工是否需要办理所属机构相关申报呢？本文将基于出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》的内容，按合并・吸收・分立等不同情形，整理申报的必要性。

所属机构相关申报的基本规则（复习）

所属机构相关申报的适用对象，是持有一定在留资格（”技术・人文知识・国际业务””研究””介护””兴行””技能””特定技能”等，以及”教授””高度专门职””经营・管理””法律・会计业务””医疗””教育””企业内转勤””技能实习””留学””研修”）的中长期在留者。根据出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》Q4，须在申报事由发生之日起14日内提交。关于转职、借调、双重就劳情形下的申报思路，另有文章”外国员工转职・借调・双重就劳与所属机构申报的关系”进行了详细解说，欢迎一并参阅。

公司合并、更改为新名称的情形

出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》Q20中提到这样一个问题：”我所从事活动的机构与其他公司合并，更改为新的公司名称，是否需要申报？”回答指出，需要办理所属机构消灭以及移籍至新活动机构的申报。

也就是说，由于合并导致原公司消灭、诞生新名称的公司时，并不会被视为单纯的名称变更，而是需要同时办理”原公司已消灭”的申报，以及”已移籍至新公司”的申报。即使在同一地点继续从事相同业务，只要法人资格发生了变化，所属机构本身就会被视为已经改变，这一点需要特别注意。

公司被其他公司吸收而消灭的情形

出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》Q21中提到这样一个问题：”我所从事活动的机构被其他公司吸收而消灭，是否需要申报？”该回答同样指出，需要办理所属机构消灭以及移籍至新活动机构的申报。

因吸收合并导致本公司消灭、员工被并入存续公司（实施吸收的一方公司）的情形，在实务中较为常见。这种情形下，与合并的情形相同，需要同时办理消灭公司的申报，以及移籍至新所属单位（存续公司）的申报。

公司部分部门分立出去成立新公司的情形

在公司分立的场合，需要更细致的判断。出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》Q22中提到这样一个问题：”我所属公司的部门被分立出去，成立了新公司，是否需要申报？”

该回答指出，若中长期在留者的所属转移至新公司，则需要办理脱离活动机构的申报。而若中长期在留者的所属未发生变化，则不需要申报。也就是说，关键在于该外国员工本人的所属单位是否因分立而发生变化，只要本人所属单位没有变化，公司分立这一事件本身就不属于申报对象。

公司部分部门消灭并被其他公司吸收・事业转让的情形

关于事业转让的情形，也体现了同样的思路。出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》Q23中提到这样一个问题：”我所属公司的部门消灭，被转让给了其他公司吸收或进行事业转让，是否需要申报？”

该回答指出，若中长期在留者的所属转移至其他公司，则需要办理脱离活动机构以及移籍的申报。而若中长期在留者的所属未发生变化，则不需要申报。可见与Q22公司分立的情形采用了相同的判断思路。

各情形下申报必要性一览

按组织重组的不同情形，整理申报的必要性如下。

组织重组情形是否需要申报
公司合并，更改为新名称的公司需要（消灭申报＋移籍至新机构的申报）
公司被其他公司吸收而消灭需要（消灭申报＋移籍至新机构的申报）
公司部分部门分立出去成立新公司，且本人所属发生转移需要（脱离活动机构的申报）
公司部分部门分立，但本人所属未变不需要
公司部分部门消灭并被其他公司吸收・事业转让，且本人所属发生转移需要（脱离活动机构及移籍的申报）
公司部分部门事业转让，但本人所属未变不需要

人事・总务负责人应把握的要点

组织重组时，建议确认和整理以下事项。

  • 确认重组后公司的法人资格是否与原公司相同（合并・吸收的情形原则上法人资格会发生变化）
  • 针对每一位属于中长期在留者的外国员工，分别确认其重组后的所属单位
  • 若需要申报，应从重组生效日（事由发生日）起14日内安排完成申报
  • 具体的手续方法，可参考出入国在留管理厅公开的资料（各Q&A中所载的PDF文件）

组织重组时期往往正是人事・总务部门最为繁忙的时期，容易导致外国员工的在留手续应对被搁置。建议提前将重组时间表与申报期限进行核对，以降低疏漏申报的风险。

常见问题

Q. 如果仅是更改公司名称，法人资格未变，会怎样处理？

Q&A中主要列举了合并・吸收・分立・事业转让的情形，但对于单纯的公司改名（保持法人资格同一性、仅更改名称）的情形，可能需要作为所属机构名称变更进行申报。由于个别情况处理可能有所不同，详情请咨询专业人士确认。

Q. 如果怠于申报，会怎样？

未办理所属机构相关申报，或办理虚假申报的，将受到罚则处罚。此外，在在留相关各类申请中也可能处于不利地位，因此务必不要忘记办理申报。

总结

公司合并・吸收・分立・事业转让等组织重组发生时，是否需要办理所属机构相关申报，取决于外国员工本人的所属单位是否实质发生变化。合并或吸收的情形原则上需要申报，而分立或事业转让的情形，则根据本人所属是否转移来判断是否需要申报。计划进行组织重组的企业，建议提前梳理相关外国员工名单，做好准备以避免申报疏漏。若判断存在困难，建议咨询行政书士等专业人士。