Introdução

A reestruturação societária não é algo incomum entre as empresas. Pode acontecer de o nome da empresa mudar devido a uma fusão, de a própria empresa deixar de existir por ter sido incorporada por outra, ou de apenas um departamento ser separado (cisão) e transformado em uma nova empresa. Quando ocorre uma reestruturação societária desse tipo, os funcionários estrangeiros precisam fazer o aviso relativo ao órgão de vinculação? Neste artigo, com base no conteúdo do “Q&A sobre aviso relativo ao órgão de vinculação e aviso pelo órgão de vinculação” da Agência de Serviços de Imigração do Japão, organizamos a necessidade do aviso para cada padrão: fusão, incorporação e cisão.

Regra básica do aviso relativo ao órgão de vinculação (revisão)

O aviso relativo ao órgão de vinculação é destinado a residentes de médio e longo prazo que possuem determinados status de residência (como “Engenheiro/Especialista em Humanidades/Serviços Internacionais”, “Pesquisador”, “Cuidador”, “Entretenimento”, “Habilidades”, “Habilidades específicas”, além de “Professor”, “Profissional altamente qualificado”, “Gestão empresarial”, “Serviços jurídicos/contábeis”, “Médico”, “Educação”, “Transferência intraempresarial”, “Formação técnica prática”, “Estudante” e “Estagiário/treinamento”). Segundo o Q4 do “Q&A sobre aviso relativo ao órgão de vinculação e aviso pelo órgão de vinculação” da Agência de Serviços de Imigração, é necessário apresentar o aviso dentro de 14 dias a partir da data em que ocorreu o fato que motiva o aviso. A lógica aplicada em casos de troca de emprego, transferência e duplo emprego é detalhada no artigo “Troca de emprego, transferência e duplo emprego de funcionários estrangeiros e sua relação com o aviso ao órgão de vinculação”, que recomendamos consultar em conjunto.

Quando a empresa passa por fusão e adota um novo nome

O Q20 do “Q&A sobre aviso relativo ao órgão de vinculação e aviso pelo órgão de vinculação” da Agência de Serviços de Imigração trata da seguinte pergunta: “A organização em que atualmente exerço minha atividade se fundiu com outra empresa e passou a ter um novo nome. É necessário o aviso?”. A resposta indica que é necessário o aviso de extinção do órgão de vinculação e o aviso de transferência para o novo órgão de atividade.

Ou seja, quando a empresa original deixa de existir devido à fusão e surge uma nova empresa com novo nome, isso não é tratado como uma simples mudança de nome — é necessário fazer tanto o aviso de que “a empresa original deixou de existir” quanto o aviso de que “houve transferência para a nova empresa”. Mesmo que a pessoa continue no mesmo local exercendo a mesma função, uma vez que a personalidade jurídica mudou, o próprio órgão de vinculação é tratado como tendo mudado — um ponto que exige atenção.

Quando a empresa é incorporada por outra e deixa de existir

O Q21 do “Q&A sobre aviso relativo ao órgão de vinculação e aviso pelo órgão de vinculação” da Agência de Serviços de Imigração trata da seguinte pergunta: “A organização em que atualmente exerço minha atividade foi incorporada por outra empresa e deixou de existir. É necessário o aviso?”. Essa resposta também indica ser necessário o aviso de extinção do órgão de vinculação e o aviso de transferência para o novo órgão de atividade.

Casos em que, por meio de uma fusão por incorporação, a própria empresa deixa de existir e os funcionários são absorvidos pela empresa incorporadora (a empresa sobrevivente) são comuns na prática. Também nesse caso, assim como na fusão, é necessário tanto o aviso da empresa extinta quanto o aviso de transferência para o novo local de vinculação (a empresa sobrevivente).

Quando um departamento da empresa é cindido e se torna uma nova empresa

No caso de cisão societária, é necessário um julgamento mais detalhado. O Q22 do “Q&A sobre aviso relativo ao órgão de vinculação e aviso pelo órgão de vinculação” da Agência de Serviços de Imigração trata da seguinte pergunta: “Apenas o departamento a que pertenço na empresa foi cindido e se tornou uma nova empresa. É necessário o aviso?”.

Segundo a resposta, se a vinculação do residente de médio e longo prazo for transferida para a nova empresa, é necessário o aviso de desvinculação do órgão de atividade. Por outro lado, se a vinculação do residente de médio e longo prazo não mudar, o aviso não é necessário. Ou seja, o ponto central é se a própria vinculação do funcionário estrangeiro muda ou não em decorrência da cisão; se a vinculação da própria pessoa não sofrer alteração, o evento da cisão societária em si não é objeto de aviso.

Quando um departamento da empresa deixa de existir e é incorporado ou transferido a outra empresa

O caso de transferência de negócio (jigyou joto) também segue o mesmo raciocínio. O Q23 do “Q&A sobre aviso relativo ao órgão de vinculação e aviso pelo órgão de vinculação” da Agência de Serviços de Imigração trata da seguinte pergunta: “Apenas o departamento a que pertenço na empresa deixou de existir e foi incorporado ou transferido a outra empresa. É necessário o aviso?”.

Segundo a resposta, se a vinculação do residente de médio e longo prazo for transferida para outra empresa, é necessário o aviso de desvinculação e de transferência do órgão de atividade. Por outro lado, se a vinculação do residente de médio e longo prazo não mudar, o aviso não é necessário. Percebe-se que é adotado o mesmo raciocínio do caso de cisão societária tratado no Q22.

Resumo da necessidade de aviso por tipo de situação

Organizando a necessidade de aviso conforme o padrão de reestruturação societária, temos o seguinte:

| Padrão de reestruturação societária | Necessidade do aviso |
| — | — |
| A empresa passou por fusão e adotou novo nome | Necessário (aviso de extinção + aviso de transferência para o novo órgão) |
| A empresa foi incorporada por outra e deixou de existir | Necessário (aviso de extinção + aviso de transferência para o novo órgão) |
| Um departamento da empresa foi cindido, tornou-se nova empresa, e a vinculação da pessoa foi transferida | Necessário (aviso de desvinculação do órgão de atividade) |
| Um departamento da empresa foi cindido, mas a vinculação da pessoa não mudou | Não necessário |
| Um departamento da empresa deixou de existir, foi incorporado/transferido a outra empresa, e a vinculação da pessoa foi transferida | Necessário (aviso de desvinculação e transferência do órgão de atividade) |
| Um departamento da empresa foi objeto de transferência de negócio, mas a vinculação da pessoa não mudou | Não necessário |

Pontos que o RH e a administração devem observar

Durante uma reestruturação societária, é recomendável verificar e organizar os seguintes pontos:

  • Verificar se a personalidade jurídica da empresa após a reestruturação é a mesma da empresa original (em casos de fusão e incorporação, a personalidade jurídica em geral muda)
  • Verificar individualmente, para cada funcionário estrangeiro residente de médio e longo prazo, qual será o local de vinculação após a reestruturação
  • Quando o aviso for necessário, organizar o cronograma para que o aviso seja feito dentro de 14 dias a partir da data de vigência da reestruturação (data do fato motivador)
  • Consultar os materiais detalhados sobre o procedimento disponibilizados pela Agência de Serviços de Imigração (PDFs publicados em cada Q&A)

O período de reestruturação societária costuma coincidir com um momento de grande volume de trabalho para o RH e a administração, o que facilmente faz com que o tratamento dos procedimentos de residência dos funcionários estrangeiros fique em segundo plano. Cruzar previamente o cronograma da reestruturação com os prazos de aviso ajuda a reduzir o risco de esquecimentos.

Perguntas frequentes

P. E se for apenas uma mudança de nome, sem alteração da personalidade jurídica?

O Q&A trata dos casos de fusão, incorporação, cisão e transferência de negócio; para uma simples mudança de nome (mantendo a mesma personalidade jurídica, apenas com alteração do nome), é esperado que seja necessário o aviso de mudança de nome do órgão de vinculação. Como o tratamento pode variar conforme as circunstâncias individuais, consulte um especialista para maiores detalhes.

P. O que acontece se o aviso não for feito?

Deixar de fazer o aviso relativo ao órgão de vinculação, ou fazer um aviso falso, está sujeito a penalidades. Também pode haver prejuízo em futuros procedimentos de residência, por isso é importante não se esquecer de fazer o aviso.

Conclusão

Quando ocorre uma reestruturação societária, como fusão, incorporação, cisão ou transferência de negócio, a necessidade do aviso relativo ao órgão de vinculação para o funcionário estrangeiro é determinada de acordo com se a vinculação da própria pessoa efetivamente muda ou não. No caso de fusão ou incorporação, o aviso é, em princípio, necessário, mas no caso de cisão ou transferência de negócio, o julgamento depende de se a vinculação da pessoa é transferida ou não. Empresas que planejam uma reestruturação societária devem, antecipadamente, identificar os funcionários estrangeiros afetados e se preparar para que não haja omissão de avisos. Em caso de dúvida no julgamento individual, recomendamos consultar um gyoseishoshi ou outro profissional especializado.