Mở đầu

Việc tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp không phải chuyện hiếm gặp. Có khi tên công ty thay đổi do sáp nhập, có khi công ty bị hợp nhất vào công ty khác và biến mất, hoặc chỉ một bộ phận bị tách ra thành công ty riêng. Khi xảy ra tái cơ cấu tổ chức như vậy, nhân viên nước ngoài có cần thực hiện khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc hay không? Bài viết này sẽ dựa trên nội dung “Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc, khai báo của cơ quan trực thuộc” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản để tổng hợp sự cần thiết của việc khai báo theo từng trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia tách.

Quy tắc cơ bản của việc khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc (ôn lại)

Việc khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc áp dụng cho người lưu trú trung dài hạn có một số tư cách lưu trú nhất định (“Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế”, “Nghiên cứu”, “Điều dưỡng”, “Trình diễn nghệ thuật”, “Kỹ năng”, “Kỹ năng đặc định”…, cũng như “Giáo sư”, “Chuyên môn cao cấp”, “Kinh doanh, Quản lý”, “Nghiệp vụ pháp luật, Kế toán”, “Y tế”, “Giáo dục”, “Chuyển công tác nội bộ doanh nghiệp”, “Thực tập kỹ năng”, “Du học”, “Tu nghiệp”). Theo Q4 của “Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc, khai báo của cơ quan trực thuộc”, cần nộp khai báo trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh sự kiện khai báo. Cách hiểu về việc khai báo khi chuyển việc, biệt phái, làm việc song song đã được giải thích chi tiết trong bài viết riêng “Mối quan hệ giữa chuyển việc, biệt phái, làm việc song song của nhân viên nước ngoài và việc khai báo cơ quan trực thuộc”, xin vui lòng tham khảo thêm.

Trường hợp công ty sáp nhập và đổi tên mới

Trong Q20 của “Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc, khai báo của cơ quan trực thuộc” có đề cập câu hỏi “Cơ quan tôi đang hoạt động đã sáp nhập với công ty khác và trở thành công ty với tên mới, có cần khai báo không?”. Câu trả lời cho biết cần khai báo việc cơ quan trực thuộc cũ biến mất và khai báo việc chuyển sang cơ quan hoạt động mới.

Nói cách khác, khi công ty gốc biến mất do sáp nhập và một công ty với tên mới ra đời, thì không được xử lý đơn giản như thay đổi tên gọi, mà cần thực hiện cả hai khai báo: “công ty gốc đã biến mất” và “đã chuyển sang công ty mới”. Cần lưu ý rằng dù tiếp tục làm cùng công việc tại cùng địa điểm, nhưng một khi tư cách pháp nhân thay đổi thì bản thân cơ quan trực thuộc cũng được coi là đã thay đổi.

Trường hợp công ty bị hợp nhất vào công ty khác và biến mất

Trong Q21 của “Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc, khai báo của cơ quan trực thuộc” có đề cập câu hỏi “Cơ quan tôi đang hoạt động đã bị hợp nhất vào công ty khác và biến mất, có cần khai báo không?”. Câu trả lời tương tự cũng cho biết cần khai báo việc cơ quan trực thuộc cũ biến mất và khai báo việc chuyển sang cơ quan hoạt động mới.

Trường hợp công ty mình biến mất do bị hợp nhất (kyushu gappei) và nhân viên được chuyển sang công ty tồn tại (bên tiếp nhận) là tình huống thường gặp trên thực tế. Trong trường hợp này, cũng giống như sáp nhập, cần thực hiện cả khai báo từ công ty đã biến mất và khai báo chuyển sang nơi làm việc mới (công ty tồn tại).

Trường hợp một bộ phận công ty bị chia tách và trở thành công ty mới

Trong trường hợp chia tách công ty, cần phán đoán chi tiết hơn. Trong Q22 của “Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc, khai báo của cơ quan trực thuộc” có đề cập câu hỏi “Chỉ bộ phận tôi thuộc trong công ty bị chia tách và trở thành công ty mới, có cần khai báo không?”.

Câu trả lời cho biết, nếu người lưu trú trung dài hạn được chuyển sang công ty mới thì cần khai báo việc rời khỏi cơ quan hoạt động. Mặt khác, nếu nơi thuộc của người lưu trú trung dài hạn không thay đổi, thì không cần khai báo. Nói cách khác, điểm mấu chốt là liệu việc chia tách có làm thay đổi nơi thuộc của chính nhân viên nước ngoài đó hay không; nếu bản thân nơi thuộc của người đó không thay đổi, thì bản thân sự kiện chia tách công ty không thuộc đối tượng khai báo.

Trường hợp một bộ phận công ty biến mất và bị hợp nhất hoặc chuyển nhượng kinh doanh sang công ty khác

Đối với trường hợp chuyển nhượng kinh doanh (jigyo joto), cách hiểu tương tự cũng được áp dụng. Trong Q23 của “Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc, khai báo của cơ quan trực thuộc” có đề cập câu hỏi “Chỉ bộ phận tôi thuộc trong công ty biến mất và bị hợp nhất hoặc chuyển nhượng kinh doanh sang công ty khác, có cần khai báo không?”.

Câu trả lời cho biết, nếu người lưu trú trung dài hạn được chuyển sang công ty khác thì cần khai báo việc rời khỏi cơ quan hoạt động và khai báo việc chuyển sang nơi mới. Mặt khác, nếu nơi thuộc của người lưu trú trung dài hạn không thay đổi, thì không cần khai báo. Có thể thấy cách phân loại này giống với trường hợp chia tách công ty tại Q22.

Tổng hợp sự cần thiết của việc khai báo theo từng trường hợp

Tổng hợp sự cần thiết của việc khai báo theo từng hình thức tái cơ cấu tổ chức, có thể trình bày như sau:

| Hình thức tái cơ cấu tổ chức | Có cần khai báo hay không |
| — | — |
| Công ty sáp nhập và trở thành công ty với tên mới | Cần (khai báo biến mất + khai báo chuyển sang cơ quan mới) |
| Công ty bị hợp nhất vào công ty khác và biến mất | Cần (khai báo biến mất + khai báo chuyển sang cơ quan mới) |
| Một bộ phận công ty bị chia tách thành công ty mới, nơi thuộc của bản thân thay đổi | Cần (khai báo rời khỏi cơ quan hoạt động) |
| Một bộ phận công ty bị chia tách, nhưng nơi thuộc của bản thân không thay đổi | Không cần |
| Một bộ phận công ty biến mất, bị hợp nhất/chuyển nhượng kinh doanh sang công ty khác, nơi thuộc của bản thân thay đổi | Cần (khai báo rời khỏi và khai báo chuyển sang cơ quan mới) |
| Một bộ phận công ty bị chuyển nhượng kinh doanh, nhưng nơi thuộc của bản thân không thay đổi | Không cần |

Những điểm bộ phận nhân sự, tổng vụ cần lưu ý

Khi công ty tái cơ cấu tổ chức, nên xác nhận, tổng hợp các điểm sau:

  • Xác nhận xem tư cách pháp nhân của công ty sau tái cơ cấu có giống với công ty gốc hay không (trường hợp sáp nhập, hợp nhất về nguyên tắc tư cách pháp nhân sẽ thay đổi)
  • Xác nhận riêng cho từng nhân viên nước ngoài là người lưu trú trung dài hạn về nơi thuộc sau tái cơ cấu
  • Nếu cần khai báo, lập lịch trình để thực hiện khai báo trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh hiệu lực của việc tái cơ cấu (ngày phát sinh sự kiện)
  • Tham khảo tài liệu chi tiết về phương pháp thủ tục do Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú công bố (các tệp PDF đăng kèm trong từng mục Q&A)

Thời điểm tái cơ cấu tổ chức thường trùng với giai đoạn bận rộn của bộ phận nhân sự, tổng vụ, nên việc xử lý thủ tục lưu trú cho nhân viên nước ngoài dễ bị trì hoãn. Việc đối chiếu trước lịch trình tái cơ cấu với thời hạn khai báo sẽ giúp giảm nguy cơ bỏ sót khai báo.

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Nếu chỉ đổi tên công ty mà tư cách pháp nhân không thay đổi thì sao?

Q&A đề cập đến các trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia tách, chuyển nhượng kinh doanh, nhưng đối với trường hợp chỉ đơn thuần đổi tên công ty (giữ nguyên tính đồng nhất của tư cách pháp nhân, chỉ đổi tên gọi), có khả năng cần khai báo với tư cách là thay đổi tên gọi của cơ quan trực thuộc. Vì cách xử lý có thể khác nhau tùy tình huống cụ thể, vui lòng xác nhận chi tiết với chuyên gia.

Hỏi: Nếu bỏ sót khai báo thì sao?

Nếu không thực hiện khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc, hoặc khai báo sai sự thật, sẽ có quy định về hình phạt. Ngoài ra, cũng có thể bất lợi trong các hồ sơ xin phép lưu trú khác, nên việc thực hiện khai báo đầy đủ là rất quan trọng.

Tổng kết

Khi xảy ra tái cơ cấu tổ chức như sáp nhập, hợp nhất, chia tách, chuyển nhượng kinh doanh, việc có cần khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc hay không sẽ được quyết định dựa trên việc nơi thuộc thực tế của nhân viên nước ngoài có thay đổi hay không. Trường hợp sáp nhập, hợp nhất về nguyên tắc cần khai báo, còn trường hợp chia tách, chuyển nhượng kinh doanh thì tùy thuộc vào việc nơi thuộc của bản thân người đó có thay đổi hay không. Doanh nghiệp có kế hoạch tái cơ cấu tổ chức nên rà soát trước danh sách nhân viên nước ngoài thuộc đối tượng và chuẩn bị để không bỏ sót khai báo. Nếu khó phán đoán trong từng trường hợp cụ thể, vui lòng tham khảo ý kiến của luật sư hành chính hoặc chuyên gia khác.