Mở đầu

Bộ phận nhân sự của doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài, hoặc người lao động nước ngoài đang cân nhắc chuyển việc, thường hỏi “Có bắt buộc phải xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc không?”. Kết luận trước tiên là việc xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc không phải là nghĩa vụ pháp lý. Tuy nhiên, đây là loại giấy tờ nếu có sẽ giúp yên tâm hơn trong quá trình tuyển dụng hoặc chuyển việc. Bài viết này sẽ dựa trên nội dung “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản để giải thích về tính chất và sự cần thiết của giấy chứng nhận này.

Giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc là gì

Theo Q68 trong “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú” của Cục Nhập quốc, giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc (shurou shikaku shomeisho) là loại giấy tờ nhằm mang lại thuận tiện cho cả người sử dụng lao động và người nước ngoài, được cấp khi người nước ngoài có yêu cầu, thể hiện cụ thể hoạt động làm việc mà người đó có thể thực hiện. Nói cách khác, đây là văn bản mà Cục Nhập quốc chính thức xác nhận “người này được phép làm công việc với nội dung như thế này”.

Trên thẻ lưu trú có ghi loại tư cách lưu trú, nhưng đôi khi chỉ nhìn vào thẻ thì không thể xác định được “công việc cụ thể như thế nào thì được coi là phù hợp với tư cách lưu trú đó”. Đặc biệt với tư cách lưu trú như “Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế”, phạm vi hoạt động được phép quy định khá trừu tượng, nên việc phán đoán một công việc cụ thể có phù hợp hay không nhiều khi rất khó khăn. Giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc phát huy tác dụng trong những trường hợp như vậy.

Việc xin cấp không phải là nghĩa vụ

Theo Q&A nói trên, giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc chỉ được cấp khi người nước ngoài có yêu cầu, do đó không phải là điều kiện bắt buộc để được làm việc nếu chưa được cấp. Chỉ cần có thể xác nhận việc sở hữu tư cách lưu trú được phép làm việc hoặc giấy phép hoạt động ngoài tư cách thông qua con dấu trên hộ chiếu hoặc thẻ lưu trú là đủ.

Nói cách khác, việc người lao động nước ngoài không có giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc không đồng nghĩa với việc họ đang làm việc bất hợp pháp. Nếu có thể phán đoán công việc đang làm phù hợp với tư cách lưu trú dựa trên nội dung thẻ lưu trú hoặc giấy phép hoạt động ngoài tư cách, thì về mặt pháp lý không có vấn đề gì.

Những trường hợp vẫn nên xin để có lợi

Dù không phải nghĩa vụ, nhưng có không ít trường hợp việc xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc mang lại lợi ích thực tế. Trường hợp tiêu biểu là khi chuyển việc.

Trong Q36 của “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú”, đối với câu hỏi “Tôi đang làm việc tại Nhật, thời hạn lưu trú còn 2 năm nữa nhưng tôi đã chuyển việc. Nội dung công việc giống công việc trước đây, nhưng tôi muốn xác nhận xem có thuộc phạm vi hoạt động được phép theo tư cách lưu trú ‘Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế’ hay không”, câu trả lời cho biết có thể xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc để được xác nhận.

Trong trường hợp không lập tức làm thủ tục gia hạn thời hạn lưu trú hay thay đổi tư cách lưu trú ngay sau khi chuyển việc, việc công việc mới có nằm trong phạm vi tư cách lưu trú hiện tại hay không thường không rõ ràng. Vì vậy, nếu xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc trước, cả bản thân người lao động và người sử dụng lao động đều có thể yên tâm rằng “công việc này có thể làm mà không gặp vấn đề gì”.

Về phía người sử dụng lao động, việc yêu cầu xuất trình giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc ở giai đoạn phỏng vấn, tuyển dụng cũng mang lại lợi ích là có thể xác nhận nội dung công việc của ứng viên có phù hợp với tư cách lưu trú hay không, dưới hình thức được Cục Nhập quốc bảo chứng (xem thêm bài viết riêng “Những điểm cần kiểm tra về tư cách lưu trú và thẻ lưu trú khi phỏng vấn tuyển dụng người nước ngoài” về các điểm cần kiểm tra khi tuyển dụng).

Lưu ý về nơi nộp hồ sơ

Cần lưu ý về nơi nộp hồ sơ xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc. Theo Q37 của “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú”, hồ sơ xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc phải nộp tại Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương quản lý nơi cư trú của người đó, không thể nộp tại cơ quan quản lý nơi làm việc. Ngay cả khi nơi làm việc và nơi cư trú thuộc khu vực quản lý khác nhau, cần lưu ý rằng nơi nộp hồ sơ luôn được xác định dựa trên nơi cư trú của người đó. Cách xử lý này cũng áp dụng tương tự với hồ sơ xin gia hạn thời hạn lưu trú hoặc thay đổi tư cách lưu trú.

Những trường hợp nên cân nhắc xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc

Từ những nội dung trên, các trường hợp sau đây đáng cân nhắc xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc:

  • Đã chuyển việc và nội dung công việc thay đổi, nhưng thời hạn lưu trú vẫn còn nhiều và chưa có kế hoạch làm thủ tục gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú ngay
  • Khó phán đoán xem nội dung công việc sau khi chuyển việc có nằm trong phạm vi hoạt động của tư cách lưu trú hiện tại hay không
  • Người sử dụng lao động muốn xác nhận khách quan xem nội dung công việc của ứng viên dự định tuyển có phù hợp với tư cách lưu trú hay không

Mặt khác, nếu có kế hoạch làm thủ tục xin thay đổi tư cách lưu trú hoặc gia hạn thời hạn lưu trú, thì việc phù hợp của nội dung công việc sẽ được thẩm tra trong chính thủ tục đó, nên sự cần thiết phải xin riêng giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc là thấp.

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Nếu không xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc thì có bất lợi gì khi chuyển việc không?

Việc không xin không trực tiếp gây bất lợi, nhưng sẽ có rủi ro là nếu tiếp tục làm việc trong tình trạng chưa rõ liệu công việc có phù hợp với tư cách lưu trú hay không, thì khi có vấn đề phát sinh sẽ khó giải thích. Nếu lo lắng, nên cân nhắc xin cấp giấy chứng nhận này.

Hỏi: Giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc xin ở đâu?

Xin tại Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương quản lý nơi cư trú của người đó. Không thể xin tại cơ quan quản lý nơi làm việc, cần lưu ý điểm này.

Tổng kết

Giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc là loại giấy tờ tùy chọn, chỉ được cấp khi người nước ngoài có yêu cầu, và không phải là điều kiện bắt buộc để được làm việc. Tuy nhiên, khi nội dung công việc thay đổi do chuyển việc, nếu muốn làm rõ tính phù hợp với tư cách lưu trú, việc xin cấp giấy chứng nhận này sẽ mang lại sự yên tâm cho cả bản thân người lao động và người sử dụng lao động. Cũng cần lưu ý rằng nơi nộp hồ sơ là Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương quản lý nơi cư trú. Việc phán đoán sẽ khác nhau tùy từng trường hợp cụ thể, vì vậy vui lòng tham khảo ý kiến của luật sư hành chính hoặc chuyên gia khác.