Mở đầu

Khi nhân viên nước ngoài chuyển việc, được biệt phái, hoặc bắt đầu làm thêm công việc phụ tại công ty khác, đôi khi cần thực hiện “khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc” (shozoku kikan todokede). Đây là chế độ giúp Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản liên tục nắm bắt thông tin về cơ quan đang tiếp nhận người lưu trú trung dài hạn, và việc có cần khai báo hay không sẽ khác nhau tùy theo tư cách lưu trú và tình huống cụ thể. Bài viết này sẽ dựa trên nội dung “Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc, khai báo của cơ quan trực thuộc” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú để tổng hợp sự cần thiết của việc khai báo theo từng trường hợp chuyển việc, biệt phái, làm việc song song.

Nội dung cơ bản của chế độ khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc

Theo “Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc, khai báo của cơ quan trực thuộc” của Cục Nhập quốc, cơ quan trực thuộc (shozoku kikan) là cơ quan đang thực hiện hoạt động hiện tại hoặc doanh nghiệp đã ký hợp đồng. Tư cách lưu trú thuộc đối tượng khai báo khá đa dạng, tiêu biểu như “Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế”, “Nghiên cứu”, “Điều dưỡng”, “Trình diễn nghệ thuật”, “Kỹ năng”, “Kỹ năng đặc định” (ngoài ra, người có tư cách lưu trú “Giáo sư”, “Chuyên môn cao cấp”, “Kinh doanh, Quản lý”, “Nghiệp vụ pháp luật, Kế toán”, “Y tế”, “Giáo dục”, “Chuyển công tác nội bộ doanh nghiệp”, “Thực tập kỹ năng”, “Du học”, “Tu nghiệp” cũng thuộc đối tượng).

Theo Q4 cùng tài liệu, việc khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc phải nộp trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh sự kiện khai báo như “đã nghỉ việc công ty”, “đã vào làm công ty mới”… Theo Q3, không cần tài liệu đính kèm (như hợp đồng lao động) khi khai báo. Nếu nộp qua đường bưu điện, cần đính kèm bản sao thẻ lưu trú.

Khai báo khi chuyển việc

Khi nhân viên nước ngoài chuyển việc, về nguyên tắc cần khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc. Theo Q11 cùng tài liệu, nếu chuyển việc mà thời hạn lưu trú vẫn còn, cần khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc, và nếu hoạt động sau khi chuyển việc phù hợp với hoạt động theo tư cách lưu trú hiện có, người đó có thể tiếp tục lưu trú.

Tuy nhiên, sự cần thiết của việc khai báo sẽ thay đổi tùy theo thủ tục nào được thực hiện đồng thời với việc chuyển việc.

  • Q9: Ngay cả khi đã được cấp phép gia hạn thời hạn lưu trú cùng lúc với chuyển việc, vẫn cần khai báo về cơ quan trực thuộc liên quan đến việc chuyển việc
  • Q10: Nếu đã được cấp phép thay đổi tư cách lưu trú cùng lúc với chuyển việc, thì không cần khai báo về cơ quan trực thuộc liên quan đến việc chuyển việc

Nói cách khác, vì thông tin về cơ quan trực thuộc mới đã được phản ánh trong nội dung hồ sơ xin phép trong thủ tục thay đổi tư cách lưu trú, nên không cần khai báo riêng; trong khi thủ tục gia hạn thời hạn lưu trú chỉ đơn thuần là gia hạn thời hạn, nên cần khai báo riêng về việc thay đổi cơ quan trực thuộc.

Ngoài ra, theo Q6, đối với câu hỏi “Tháng sau tôi dự định chuyển việc, có thể nộp khai báo trước được không?”, câu trả lời là không thể khai báo với ngày phát sinh sự kiện là ngày trong tương lai, mà phải khai báo sau khi sự việc chuyển việc… thực tế đã xảy ra. Ngay cả khi việc chuyển việc đã được xác định, vẫn không thể khai báo trước khi thực sự nghỉ việc, vào làm.

Khai báo khi biệt phái

Việc biệt phái (shukko) cũng về nguyên tắc cần khai báo. Theo Q16 cùng tài liệu, đối với câu hỏi “Tôi sẽ được biệt phái sang cơ quan khác, có cần khai báo không?”, câu trả lời là cần khai báo. Lý do là vì người đó sẽ làm việc với tư cách nhân viên của nơi biệt phái trong một thời gian tương đối dài, tại địa điểm do nơi biệt phái quản lý, nên cần khai báo việc rời khỏi cơ quan trực thuộc hiện tại và chuyển sang nơi biệt phái.

Nói cách khác, khác với việc công tác hỗ trợ tạm thời, nếu có thực tế làm việc trong thời gian tương đối dài dưới sự chỉ huy của nơi biệt phái, thì sẽ được coi là “cơ quan trực thuộc đã thay đổi”.

Khai báo khi làm việc song song (làm thêm ở công ty khác)

Đối với trường hợp làm việc tại nhiều công ty do làm thêm hoặc kiêm nhiệm, “Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc, khai báo của cơ quan trực thuộc” cũng đưa ra tiêu chuẩn rõ ràng.

Theo Q14, đối với câu hỏi “Tôi vẫn đang làm việc tại công ty hiện tại, nhưng sẽ làm thêm 3 ngày tại một công ty khác, có cần khai báo không?”, câu trả lời là không cần khai báo. Mặt khác, theo Q15, đối với câu hỏi “Tôi vẫn đang làm việc tại công ty hiện tại, nhưng sẽ làm việc lâu dài tại một công ty khác nữa, có cần khai báo không?”, câu trả lời là cần khai báo.

Theo câu trả lời tại Q15, nếu do làm việc song song hoặc thành lập công ty khác mà có từ 2 cơ quan trực thuộc trở lên, cần khai báo về việc chuyển sang công ty khác. Khi đó, công ty đang làm việc hiện tại được coi là cơ quan trước khi chuyển, và cần ghi thêm “(hợp đồng kép)” sau tên công ty đó. Nói cách khác, nếu là công việc phụ ngắn hạn, tạm thời thì không cần khai báo, nhưng nếu có nhiều nơi làm việc trong thời gian dài thì cần khai báo sự việc đó.

Trường hợp nơi làm việc phái cử thay đổi

Đối với nhân viên nước ngoài làm việc theo hình thức phái cử (haken), cũng có cách xử lý riêng. Theo Q17 cùng tài liệu, đối với câu hỏi “Công ty phái cử không thay đổi, nhưng nơi làm việc phái cử đã thay đổi, có cần khai báo không?”, câu trả lời là cần khai báo. Vì cần khai báo cơ quan hoạt động, nên cần khai báo việc rời khỏi nơi làm việc phái cử trước đây và chuyển sang nơi làm việc phái cử mới. Cần lưu ý rằng ngay cả khi công ty phái cử không thay đổi, nếu nơi thực tế làm việc (nơi làm việc phái cử) thay đổi, thì vẫn thuộc đối tượng khai báo như một sự thay đổi cơ quan hoạt động.

Cũng có trường hợp không cần khai báo

Mặt khác, nếu bản thân cơ quan trực thuộc không có thay đổi thực chất, thì không cần khai báo. Ví dụ, theo Q12, đối với câu hỏi “Cơ quan trực thuộc không thay đổi, nhưng nội dung hợp đồng đã thay đổi, có cần khai báo không?”, câu trả lời là việc khai báo chỉ áp dụng khi cơ quan hoạt động hoặc cơ quan ký hợp đồng thay đổi, còn nếu chỉ thay đổi nội dung hợp đồng thì không cần khai báo. Ngoài ra, theo Q13, trường hợp được cấp phép đổ bộ mới và vào làm việc đúng theo kế hoạch tại cơ quan đã dự định, cũng không cần khai báo.

Cách ghi nội dung khai báo

Cách ghi cụ thể khi thực hiện khai báo cũng được hướng dẫn trong Q&A. Theo Q31, mục “Nội dung hoạt động tại cơ quan mới” chỉ cần ghi nội dung công việc, và có thể ghi cả tên chức danh nghề nghiệp như giáo sư đại học…

Tổng kết

Trong các tình huống nhân viên nước ngoài chuyển việc, biệt phái, làm việc song song, cần phán đoán chính xác sự cần thiết của việc khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc theo từng trường hợp. Điểm mấu chốt là: trường hợp chuyển việc về nguyên tắc cần khai báo (trừ khi đồng thời được cấp phép thay đổi tư cách lưu trú thì không cần); trường hợp biệt phái cần khai báo; trường hợp làm việc song song chỉ cần khai báo khi kéo dài lâu dài. Việc bỏ sót khai báo có thể dẫn đến hình phạt, do đó bộ phận nhân sự nên xây dựng cơ chế xác nhận sự cần thiết của việc khai báo mỗi khi nắm bắt được sự thay đổi tình trạng làm việc của nhân viên. Đối với từng tình huống cụ thể, khuyến nghị nên tham khảo ý kiến của luật sư hành chính hoặc chuyên gia khác.