引言

当外国员工转职、被借调到其他单位，或作为副业开始在别的公司工作时，有时需要办理”所属机构相关申报”。这项申报制度旨在使出入国在留管理厅持续掌握中长期在留者所接收单位的信息，申报是否必要会因在留资格种类及具体情况而有所不同。本文将基于出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》的内容，按转职・借调・双重就劳等情形，整理申报的必要性。

所属机构相关申报制度的基本内容

根据出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》，所属机构是指目前从事活动的机构，或签订合同的企业等。适用申报的在留资格种类繁多，具有代表性的包括”技术・人文知识・国际业务””研究””介护””兴行””技能””特定技能”等（此外，持有”教授””高度专门职””经营・管理””法律・会计业务””医疗””教育””企业内转勤””技能实习””留学””研修”在留资格者也属于适用对象）。

根据同一Q&A的Q4，所属机构相关申报须在申报事由发生之日起14日内提交。此外，Q3中提到，无需提交申报相关的资料（如雇用合同书等）。若通过邮寄方式提交，则需随附在留卡复印件。

转职情形下的申报

外国员工转职时，原则上需要办理所属机构相关申报。根据出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》Q11，即使转职后在留期限仍有剩余，也需要办理所属机构相关申报；只要转职后的活动符合现持有的在留资格所允许的活动，即可继续在留。

不过，申报是否必要，会因转职同时办理了何种手续而有所不同。

  • Q9：即使转职同时获得了在留期间更新许可，与转职相关的所属机构申报仍属必要
  • Q10：转职同时获得在留资格变更许可的情况下，与转职相关的所属机构申报则不需要

也就是说，由于在留资格变更许可手续中，新所属机构的信息会体现在申请内容之中，因此无需另行申报；而在留期间更新许可仅是对在留期间的更新，涉及所属机构变更的部分需要单独申报，这是二者的区别所在。

此外，Q6中还提到”下个月即将转职，是否可以提前提交申报？”这一问题，回答是不可以将未来的日期作为申报事由发生日进行申报，须等到转职等事实实际发生后再办理申报。即使转职已经确定，也必须在实际离职・入职之后才能办理申报。

借调情形下的申报

关于借调，原则上也需要办理申报。出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》Q16中提到，”我将被借调至其他机构，是否需要申报？”这一问题的回答是需要申报。理由在于，在借调单位管理的场所内，将相当长期间以借调单位员工身份从事工作，因此需要办理从现所属机构脱离以及移籍至借调单位的申报。

也就是说，这与单纯的临时出差支援等不同，只要是在借调单位的指挥命令下、有相当期间实际工作的情形，就会被视为”所属机构发生了变化”。

双重就劳（兼职）情形下的申报

关于因副业或兼职而在多家公司工作的情形，出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》也给出了明确的判断标准。

Q14中提到，”我在现有公司工作的同时，又在另一家公司工作3天，是否需要申报？”回答是不需要申报。而Q15中提到，”我在现有公司工作的同时，又长期在另一家公司工作，是否需要申报？”回答是需要申报。

根据Q15的回答，因兼职或设立了另一家公司而使所属机构变为两处以上时，需要办理移籍至另一家公司的申报。此时，将现有工作的公司作为移籍前机构处理，并在名称后注明”（双重合同）”。也就是说，短期・临时性的副业无需申报，但如果长期持有多个所属单位，则需要对此进行申报。

派遣单位变更的情形

对于以派遣员工身份工作的外国员工，也存在独特的处理方式。根据出入国在留管理厅《所属机构等相关申报・所属机构申报Q&A》Q17，针对”派遣公司未变，但派遣单位发生了变化，是否需要申报？”这一问题，回答是需要申报。由于需要申报活动机构，因此须办理脱离原派遣单位以及移籍至新派遣单位的申报。即便派遣方公司未变，只要实际从事业务的派遣单位发生变化，就需要作为活动机构变更进行申报，需特别注意这一点。

也存在不需要申报的情形

另一方面，如果所属机构本身未发生实质性变化，则不需要申报。例如，Q12中提到，”所属机构未变，但合同内容发生了变化，是否需要申报？”回答是，申报针对的是活动机构或缔约机构的变化，仅合同内容变化则不需要申报。此外，Q13中提到，若按新的上陆许可预定进入原计划的机构任职，且实际按计划入职，也不需要申报。

申报内容的填写方法

关于实际办理申报时的填写方法，Q&A中也给出了指引。根据Q31，”新机构中的活动内容”只需填写工作内容即可，填写大学教授等职业名称也是可以的。

总结

在外国员工转职・借调・双重就劳的场合，需要根据具体情况正确判断所属机构相关申报的必要性。转职原则上需要申报（但同时办理在留资格变更许可的情况除外）；借调需要申报；双重就劳则仅在长期从事的情况下才需要申报，这是判断的要点。由于怠于申报可能受到罚则处罚，建议人事负责人在掌握员工就劳状况发生变化时，每次都核实申报的必要性并建立相应机制。个别情况请咨询行政书士等专业人士。