Mở đầu
Đối với người đang theo học tại trường ở Nhật Bản với tư cách lưu trú “Du học”, nếu vì lý do nào đó phải chuyển sang trường khác, điều không được quên chính là khai báo với Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú. Thông tin không tự động được cập nhật khi chuyển trường, mà bản thân người đó phải tự thực hiện khai báo.
Bài viết này dựa trên nội dung Q39 trong mục “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh và thẩm tra lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản, để giải thích nội dung khai báo cần thiết và cách thực hiện thủ tục khi chuyển trường.
Hai loại khai báo cần thiết khi chuyển trường
Trang Hỏi đáp của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú giải thích về khai báo khi chuyển trường như sau:
“Đối với người lưu trú trung dài hạn đang mang tư cách lưu trú ‘Du học’ chuyển trường, trong vòng 14 ngày cần thực hiện khai báo rời khỏi cơ sở giáo dục đã theo học trước khi chuyển trường, và khai báo nhập học tại cơ sở giáo dục theo học sau khi chuyển trường, tới Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương.” (Trích Hỏi đáp thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú Q39)
Tổng hợp các điểm chính của quy định này, khi chuyển trường, cần thực hiện 2 loại khai báo sau:
- Khai báo “rời khỏi” cơ sở giáo dục trước khi chuyển trường: Khai báo việc đã thôi học tại trường đang theo học trước đó
- Khai báo “nhập học” tại cơ sở giáo dục sau khi chuyển trường: Khai báo về trường mới đang theo học
Nói cách khác, chỉ “khai báo việc đã vào trường mới” thôi là chưa đủ, mà cần lưu ý phải khai báo cả việc “đã rời khỏi trường cũ”.
Thời hạn khai báo là trong vòng 14 ngày
Việc khai báo này có thời hạn rõ ràng, cần thực hiện trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển trường. Nếu quá thời hạn, có thể bị coi là vi phạm nghĩa vụ khai báo (sẽ trình bày sau) và ảnh hưởng đến tư cách lưu trú, do đó khi đã quyết định chuyển trường, cần nhanh chóng tiến hành thủ tục.
Ngoài ra, đối với người lưu trú trung dài hạn không thực hiện khai báo nơi cư trú, hoặc không thực hiện hoạt động dựa trên tư cách lưu trú trong một khoảng thời gian liên tục nhất định, có khả năng trở thành đối tượng bị thu hồi tư cách lưu trú, tuy nhiên nếu có lý do chính đáng thì không thuộc đối tượng bị thu hồi. Dù vậy, việc để mặc không khai báo vẫn nên tránh, và điều mong muốn là luôn thực hiện thủ tục chắc chắn trong thời hạn quy định.
Hai cách khai báo: qua bưu điện và trực tiếp đến
Khai báo này có thể thực hiện qua bưu điện hoặc bằng cách trực tiếp đến quầy tiếp nhận. Cần lưu ý những vật cần mang theo sẽ khác nhau tùy vào từng cách.
- Trường hợp gửi qua bưu điện: Cần đính kèm bản sao thẻ lưu trú (cả hai mặt).
- Trường hợp trực tiếp đến: Cần xuất trình thẻ lưu trú.
Nếu khó khăn trong việc đến trực tiếp, có thể khai báo qua bưu điện, nhưng dù theo cách nào, điểm chung là đều cần thông tin trên thẻ lưu trú. Khi làm thủ tục, hãy chuẩn bị sẵn thẻ lưu trú và lựa chọn cách thức phù hợp với mình, dù là qua bưu điện hay trực tiếp đến.
Vì sao khai báo chuyển trường lại quan trọng
Tư cách lưu trú “Du học” là tư cách được cấp trên tiền đề theo học tại một cơ sở giáo dục cụ thể để nhận giáo dục. Nếu chuyển trường mà không thực hiện khai báo, trên hồ sơ của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú vẫn ghi nhận là đang theo học tại trường cũ, dẫn đến sự không khớp giữa thực tế và hồ sơ. Nếu tình trạng này kéo dài, có thể dẫn đến nguy cơ trở thành đối tượng bị thu hồi tư cách lưu trú…
Ngoài ra, Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (giấy phép làm thêm) cũng được cho phép dựa trên tiền đề đang theo học tại cơ sở giáo dục. Nếu không thực hiện khai báo chuyển trường một cách đầy đủ, có khả năng ảnh hưởng đến việc xử lý Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, do đó khi đã quyết định chuyển trường, cần nhanh chóng xử lý không chỉ về mặt học tập mà cả về mặt thủ tục lưu trú.
Những điểm cần lưu ý trong thực tế
- Bắt đầu chuẩn bị ngay khi đã quyết định chuyển trường: Ngay khi đã xác định ý định chuyển trường, hãy lên kế hoạch với ý thức về thời hạn 14 ngày.
- Chuẩn bị bản sao thẻ lưu trú cả hai mặt: Nếu khai báo qua bưu điện, cần có bản sao cả mặt trước và mặt sau của thẻ lưu trú.
- Liên hệ với cả trường cũ và trường mới: Nếu cần giấy tờ chứng minh việc rời trường hoặc nhập học, nên xác nhận với trường trước và sau khi chuyển, và chuẩn bị sớm các giấy tờ cần thiết để thủ tục diễn ra suôn sẻ.
Tổng kết
Khi người lưu trú trung dài hạn mang tư cách lưu trú “Du học” chuyển trường, cần thực hiện 2 loại khai báo là khai báo rời khỏi trường cũ trước khi chuyển và khai báo nhập học tại trường mới sau khi chuyển, trong vòng 14 ngày, tới Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương. Việc khai báo có thể thực hiện qua bưu điện (đính kèm bản sao thẻ lưu trú cả hai mặt) hoặc trực tiếp đến (xuất trình thẻ lưu trú). Các bạn du học sinh dự định chuyển trường nên nhớ thực hiện khai báo trong thời hạn quy định, để phòng tránh trước các rắc rối liên quan đến tư cách lưu trú. Nếu còn lo lắng về thủ tục, cũng nên tham khảo ý kiến chuyên gia như hành chính thư sĩ.