Mở đầu

Khi một nhân viên nước ngoài có tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế” chuyển việc, điều mà bộ phận nhân sự doanh nghiệp nhất định phải kiểm tra là “liệu nội dung công việc sau khi chuyển việc có phù hợp với hoạt động được phép theo tư cách lưu trú này hay không”. Nếu chỉ vì thời hạn lưu trú còn nhiều mà yên tâm bỏ qua, có thể vô tình để người đó làm công việc không phù hợp với tư cách lưu trú. Bài viết này sẽ dựa trên nội dung “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản để giải thích cách xác nhận sự phù hợp về tư cách lưu trú của người chuyển việc.

Mối quan hệ giữa chuyển việc và tư cách lưu trú

Trước tiên, bản thân việc người nước ngoài chuyển việc không phải là vấn đề. Điều quan trọng là nội dung công việc sau khi chuyển việc có nằm trong phạm vi hoạt động được phép theo tư cách lưu trú hiện có hay không.

Trong Q35 của “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú”, đối với câu hỏi “Tôi có tư cách lưu trú ‘Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế’, thời hạn lưu trú sắp hết, và tôi sắp chuyển việc. Tôi nên làm thủ tục gì?”, câu trả lời như sau:

  • Nếu hoạt động sau khi chuyển việc không thay đổi so với hoạt động theo tư cách lưu trú hiện tại, thực hiện thủ tục xin gia hạn thời hạn lưu trú
  • Nếu hoạt động sau khi chuyển việc khác với hoạt động theo tư cách lưu trú hiện tại, thực hiện thủ tục xin thay đổi tư cách lưu trú
  • Trong cả hai trường hợp, đều phải thực hiện trước khi hết thời hạn lưu trú

Khi thời hạn lưu trú sắp hết, sự phù hợp của nội dung công việc sẽ được thẩm tra thông qua một trong hai thủ tục gia hạn hoặc thay đổi như trên.

Cách xác nhận khi thời hạn lưu trú còn nhiều

Vấn đề nảy sinh trong trường hợp như đề cập tại Q36. Trong Q36 của “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú”, có giả định câu hỏi “Tôi đang làm việc tại Nhật, có tư cách lưu trú ○○ (ví dụ: ‘Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế’, ‘Kỹ năng’), thời hạn lưu trú còn 2 năm nữa nhưng tôi đã chuyển việc. Nội dung công việc giống công việc trước đây, nhưng tôi muốn xác nhận xem có thuộc phạm vi hoạt động được phép theo tư cách lưu trú ‘Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế’ hay không”.

Trong trường hợp thời hạn lưu trú còn nhiều và chưa có kế hoạch làm thủ tục gia hạn hay thay đổi ngay, có một thủ tục công khai riêng để xác nhận nội dung công việc sau khi chuyển việc có phù hợp với tư cách lưu trú hay không. Đó là việc xin cấp “giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc”. Theo câu trả lời trong Q&A này, có thể xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc để được xác nhận.

Nội dung chi tiết và sự cần thiết của giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc được giải thích trong bài viết riêng “Giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc là gì? Có bắt buộc phải xin không”, xin vui lòng tham khảo thêm.

Cách hiểu về sự phù hợp với “Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế”

Trong Q33 của “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú” giải thích rằng hoạt động theo tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế” phải là hoạt động dựa trên hợp đồng với cơ quan công hoặc tư tại Nhật Bản. Hợp đồng này không giới hạn ở hợp đồng lao động, mà bao gồm cả hợp đồng ủy nhiệm, ủy thác, hợp đồng làm việc bán thời gian theo hình thức đặc biệt (shokutaku)…, nhưng vì hoạt động lưu trú cần được dự kiến thực hiện liên tục, nên các hợp đồng này phải là hợp đồng có tính liên tục với một (hoặc nhiều) cơ quan cụ thể.

Trong trường hợp chuyển việc, điểm mấu chốt trong thẩm tra là liệu người đó có, dựa trên hợp đồng như vậy với nơi làm việc mới, đảm nhận công việc đòi hỏi kỹ thuật, kiến thức thuộc lĩnh vực khoa học tự nhiên như lý học, công học…, hoặc lĩnh vực khoa học nhân văn như luật học, kinh tế học, xã hội học…, hoặc công việc đòi hỏi tư duy, cảm nhận dựa trên nền tảng văn hóa nước ngoài hay không. Không nên tự phán đoán đơn giản rằng “công việc giống công việc trước nên chắc sẽ ổn”, mà nên có xác nhận chính thức.

Nơi nộp hồ sơ xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc

Cũng cần lưu ý về nơi nộp hồ sơ xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc. Theo Q37 của “Hỏi đáp về thẩm tra xuất nhập cảnh, thẩm tra lưu trú”, hồ sơ phải nộp tại Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương quản lý nơi cư trú, không thể nộp tại cơ quan quản lý nơi làm việc. Trường hợp địa điểm công ty mới và nơi cư trú của người đó thuộc khu vực quản lý khác nhau, cần lưu ý không bỏ sót điểm này.

Quy trình mà bộ phận nhân sự nên nắm khi có nhân viên chuyển việc

Đối với doanh nghiệp tiếp nhận người chuyển việc, bộ phận nhân sự nên tiến hành xác nhận theo quy trình sau:

  1. Tổng hợp cụ thể nội dung công việc sẽ giao sau khi chuyển việc
  2. Đối chiếu nội dung công việc với phạm vi hoạt động của tư cách lưu trú hiện có (ví dụ: “Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế”)
  3. Nếu thời hạn lưu trú sắp hết, phán đoán xem cần thủ tục xin gia hạn thời hạn lưu trú hay xin thay đổi tư cách lưu trú, và thực hiện trong thời hạn
  4. Nếu thời hạn lưu trú còn nhiều, hướng dẫn xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc nếu cần, để xác nhận chính thức sự phù hợp của nội dung công việc
  5. Ngoài ra, có thể cần thực hiện riêng việc khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc (khai báo về sự thật chuyển việc). Nội dung này được giải thích chi tiết trong bài viết riêng “Mối quan hệ giữa chuyển việc, biệt phái, làm việc song song của nhân viên nước ngoài và việc khai báo cơ quan trực thuộc”

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Nếu nội dung công việc sau khi chuyển việc hoàn toàn giống trước đây thì không cần làm gì phải không?

Ngay cả khi nội dung công việc hoàn toàn giống nhau, nếu thời hạn lưu trú sắp hết thì vẫn cần xin gia hạn thời hạn lưu trú. Ngoài ra, có thể cần khai báo về sự thật chuyển việc liên quan đến cơ quan trực thuộc, nên cần chú ý không bỏ sót thủ tục.

Hỏi: Nếu không xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc mà tiếp tục làm công việc sau khi chuyển việc thì có vấn đề gì không?

Việc xin giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc không phải là nghĩa vụ, nhưng nếu khó phán đoán liệu nội dung công việc có phù hợp với tư cách lưu trú hay không, thì việc xin cấp sẽ mang lại sự yên tâm cho cả bản thân người lao động và người sử dụng lao động.

Tổng kết

Để xác nhận sự phù hợp với “Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế” của nhân viên nước ngoài chuyển việc, có hai hướng: nếu thời hạn lưu trú sắp hết thì xác nhận thông qua thủ tục xin gia hạn thời hạn lưu trú hoặc xin thay đổi tư cách lưu trú; nếu thời hạn lưu trú còn nhiều thì sử dụng thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc. Trong cả hai trường hợp, điều quan trọng là phải đối chiếu cẩn thận nội dung công việc với phạm vi hoạt động của tư cách lưu trú. Nếu khó phán đoán trong từng trường hợp cụ thể, khuyến nghị nên tham khảo ý kiến của luật sư hành chính hoặc chuyên gia khác.