Introdução

O registro original de estrangeiro (gaikokujin toroku genpyo), que antigamente era administrado pelas prefeituras municipais, tornou-se, com a extinção do sistema de registro de estrangeiros, um documento administrativo mantido pela Agência de Serviços de Imigração do Japão. Quando se deseja “verificar o próprio registro original de estrangeiro” ou “consultar o registro de um parente falecido”, onde e como se deve fazer o pedido?

Este artigo explica o método de solicitação de divulgação do registro original de estrangeiro, com base no material “Perguntas frequentes sobre o sistema de Residente Permanente Especial” da Agência de Serviços de Imigração do Japão.

Onde solicitar a divulgação do registro original de estrangeiro

Antes da extinção da Lei de Registro de Estrangeiros, as alterações de dados relativas ao registro de estrangeiro eram administradas pelas prefeituras municipais. Por isso, algumas pessoas podem pensar que “ainda hoje basta solicitar na prefeitura”.

No entanto, segundo o material, como o registro original de estrangeiro passou a ser um documento administrativo mantido pela Agência de Serviços de Imigração, é possível solicitar sua divulgação com base no Artigo 77, parágrafo 1, da Lei de Proteção de Informações Pessoais.

O balcão para o pedido de divulgação é a Seção de Divulgação de Informações de Imigração da Divisão de Assuntos Gerais da Agência de Serviços de Imigração. É importante notar que, diferentemente do procedimento anterior, o balcão da prefeitura não atende a esse tipo de solicitação. Para quem precisa do registro original de estrangeiro para fins de investigação sucessória ou verificação do histórico de residência, o primeiro passo é confirmar o método de solicitação junto a esse balcão específico.

É possível solicitar o registro original de estrangeiro de um parente falecido?

Além do próprio registro, há também casos frequentes em que se deseja verificar o registro original de estrangeiro de um parente já falecido. Isso pode ser necessário para procedimentos de sucessão ou para comprovar relações de parentesco.

Segundo o material, as pessoas que se enquadrarem em qualquer uma das seguintes categorias podem solicitar a emissão de cópia do registro original de estrangeiro relativo ao estrangeiro falecido:

  1. Parente que residia junto (doukyo no shinzoku) com o estrangeiro falecido, no momento de seu falecimento
  2. Cônjuge do estrangeiro falecido no momento de seu falecimento (incluindo pessoas que, mesmo sem registro formal de casamento, mantinham relação equivalente a uma união conjugal de fato), ascendente direto, descendente direto ou irmãos
  3. Representante legal das pessoas mencionadas nos itens 1 ou 2
  4. Representante voluntário que tenha recebido procuração das pessoas mencionadas nos itens 1 ou 2

Como se vê, o direito de solicitação é limitado a pessoas com determinado grau de parentesco — “parente que residia junto no momento do falecimento” ou “cônjuge, ascendente direto, descendente direto ou irmãos” —, sendo também possível o pedido por meio de representante voluntário (como um gyoseishoshi) que tenha recebido procuração dessas pessoas. Quem precisar das informações de um parente para procedimentos sucessórios deve, antes de tudo, verificar se se enquadra nessa condição de solicitante.

Como verificar o histórico de alterações de nome ou endereço

Outra questão frequente na prática é como verificar alterações de nome, endereço, entre outros dados, após a extinção do sistema de registro de estrangeiros. Segundo o material, a questão é organizada da seguinte forma:

  • Para quem havia solicitado o registro de alteração de dados relativos ao registro de estrangeiro antes da extinção da Lei de Registro de Estrangeiros, e para quem, após receber o cartão de residência ou o certificado de Residente Permanente Especial, notificou alterações de dados cadastrais, é possível verificar essas informações por meio da solicitação de divulgação do arquivo mestre de registros de entrada e saída (shutsunyukoku kiroku master file).
  • No entanto, para alterações anteriores a 1º de outubro de 1981, que não foram inseridas no sistema computadorizado, é necessário fazer a solicitação de divulgação do registro original de estrangeiro.

Ou seja, para históricos de alteração relativamente recentes, basta a solicitação de divulgação do arquivo mestre de registros de entrada e saída, mas para verificar históricos de alteração de períodos mais antigos (anteriores a 1º de outubro de 1981) é necessário fazer novamente a solicitação de divulgação do registro original de estrangeiro — é importante ter atenção a essa distinção. Vale destacar que o balcão para esse tipo de solicitação também é o mesmo: a Seção de Divulgação de Informações de Imigração da Divisão de Assuntos Gerais da Agência de Serviços de Imigração.

Pontos práticos importantes

  1. O balcão de atendimento não é a prefeitura, mas sim a Agência de Serviços de Imigração. Cuidado para não solicitar no local errado.
  2. Para solicitações relativas a parentes falecidos, é provável que sejam necessários documentos que comprovem o parentesco. É recomendável preparar previamente documentos como a certidão de registro familiar (koseki tohon) para comprovar a relação.
  3. É importante compreender a distinção entre históricos antigos (registro original de estrangeiro) e históricos mais recentes (arquivo mestre de registros de entrada e saída).
  4. Quando necessário para investigação sucessória ou de relações de parentesco, também é possível solicitar a um especialista, como um gyoseishoshi, que faça o pedido na qualidade de representante voluntário.

Conclusão

A solicitação de divulgação do registro original de estrangeiro é atualmente feita não na prefeitura, mas sim junto à Seção de Divulgação de Informações de Imigração da Divisão de Assuntos Gerais da Agência de Serviços de Imigração. O pedido relativo a um parente falecido é reconhecido apenas para pessoas com determinado grau de parentesco — como parente que residia junto, cônjuge, ascendente direto, descendente direto ou irmãos (ou seus representantes). Caso o procedimento pareça complexo, recomendamos consultar um especialista, como um gyoseishoshi.