Mở đầu
Sổ gốc đăng ký người nước ngoài (外国人登録原票) trước đây do ủy ban thành phố/quận/huyện quản lý, nhưng do chế độ đăng ký người nước ngoài đã bị bãi bỏ, hiện nay đây là văn bản hành chính do Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản lưu giữ. Trong trường hợp “muốn xác nhận sổ gốc đăng ký người nước ngoài của bản thân” hoặc “muốn tra cứu hồ sơ của người thân đã mất”, cần yêu cầu ở đâu và như thế nào?
Bài viết này, dựa trên nội dung “Hỏi & Đáp về chế độ người vĩnh trú đặc biệt – Các câu hỏi thường gặp” của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản, sẽ giải thích về cách yêu cầu công khai sổ gốc đăng ký người nước ngoài.
Yêu cầu công khai sổ gốc đăng ký người nước ngoài phải nộp ở đâu
Trước khi Luật đăng ký người nước ngoài bị bãi bỏ, việc thay đổi các mục ghi trong đăng ký người nước ngoài… do ủy ban thành phố/quận/huyện quản lý. Vì vậy, cũng có người nghĩ rằng “bây giờ vẫn có thể yêu cầu tại ủy ban thành phố/quận/huyện”.
Tuy nhiên, theo tài liệu nêu trên, do sổ gốc đăng ký người nước ngoài đã trở thành văn bản hành chính do Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú lưu giữ, nên có thể yêu cầu công khai dựa trên Điều 77 khoản 1 “Luật bảo vệ thông tin cá nhân”.
Nơi tiếp nhận yêu cầu công khai là Ban công khai thông tin xuất nhập cảnh, Phòng tổng vụ, Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú (出入国在留管理庁総務課出入国情報開示係). Cần lưu ý rằng quầy ủy ban thành phố/quận/huyện như trước đây không còn xử lý yêu cầu này nữa. Nếu cần sổ gốc đăng ký người nước ngoài để điều tra việc thừa kế hoặc xác nhận lịch sử lưu trú trong quá khứ, trước tiên cần xác nhận cách thức yêu cầu tại quầy này.
Có thể yêu cầu sổ gốc đăng ký người nước ngoài của người thân đã mất không?
Không ít trường hợp muốn xác nhận không chỉ hồ sơ của bản thân, mà cả sổ gốc đăng ký người nước ngoài của người thân đã mất. Đây có thể là nhu cầu cần thiết cho thủ tục thừa kế hoặc chứng minh quan hệ thân tộc.
Theo tài liệu nêu trên, những người thuộc một trong các trường hợp sau có thể yêu cầu cấp bản sao sổ gốc đăng ký người nước ngoài của người nước ngoài đã mất:
- Người thân cùng sống với người nước ngoài đã mất vào thời điểm người đó qua đời
- Vợ/chồng (bao gồm cả người chưa đăng ký kết hôn nhưng trên thực tế có quan hệ như vợ chồng), tôn thuộc trực hệ, ti thuộc trực hệ, hoặc anh chị em ruột của người nước ngoài đã mất vào thời điểm người đó qua đời
- Người đại diện theo pháp luật của người thuộc mục 1 hoặc 2 nêu trên
- Người đại diện theo ủy quyền được người thuộc mục 1 hoặc 2 nêu trên ủy quyền
Như vậy, phạm vi người có thể yêu cầu được giới hạn ở “người thân cùng sống vào thời điểm người đó mất” hoặc “vợ/chồng, tôn thuộc trực hệ, ti thuộc trực hệ, anh chị em ruột” có quan hệ thân tộc nhất định, và người đại diện theo ủy quyền được những người này ủy quyền (có thể là hành chính thư sĩ…) cũng có thể yêu cầu thay. Nếu cần thông tin của người thân cho thủ tục thừa kế…, trước tiên hãy xác nhận xem bản thân có đủ điều kiện yêu cầu hay không.
Trường hợp muốn xác nhận lịch sử thay đổi họ tên hoặc nơi cư trú
Sau khi chế độ đăng ký người nước ngoài bị bãi bỏ, việc xác nhận lịch sử thay đổi họ tên, nơi cư trú… như thế nào cũng là vấn đề thường gặp trong thực tế. Tài liệu nêu trên sắp xếp như sau:
- Đối với những người đã nộp đơn đăng ký thay đổi các mục ghi liên quan đến đăng ký người nước ngoài trước khi Luật đăng ký người nước ngoài bị bãi bỏ, và những người đã được cấp thẻ lưu trú hoặc thẻ chứng nhận vĩnh trú đặc biệt và đã khai báo thay đổi các mục ghi, có thể xác nhận thông qua yêu cầu công khai tệp dữ liệu gốc hồ sơ xuất nhập cảnh (出入国記録マスタファイル).
- Tuy nhiên, nếu cần thông tin về những thay đổi trước ngày 1/10/1981 chưa được nhập vào máy tính, thì cần thực hiện yêu cầu công khai sổ gốc đăng ký người nước ngoài.
Nói cách khác, đối với lịch sử thay đổi tương đối gần đây, chỉ cần yêu cầu công khai tệp dữ liệu gốc hồ sơ xuất nhập cảnh là đủ, nhưng nếu muốn xác nhận lịch sử thay đổi từ thời kỳ xa hơn (trước ngày 1/10/1981), cần thực hiện lại yêu cầu công khai sổ gốc đăng ký người nước ngoài — cần lưu ý sự phân biệt này. Nơi tiếp nhận yêu cầu công khai loại này cũng là Ban công khai thông tin xuất nhập cảnh, Phòng tổng vụ, Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú.
Những điểm cần lưu ý trong thực tế
- Nơi tiếp nhận không phải ủy ban thành phố/quận/huyện mà là Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú. Tránh nhầm lẫn nơi nộp yêu cầu.
- Đối với yêu cầu phần của người thân đã mất, dự kiến cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh quan hệ thân tộc. Nên chuẩn bị trước các tài liệu như bản sao hộ tịch… để chứng minh mối quan hệ, giúp thủ tục diễn ra suôn sẻ.
- Cần hiểu rõ sự phân biệt: lịch sử thay đổi cũ dùng sổ gốc đăng ký người nước ngoài, lịch sử mới dùng tệp dữ liệu gốc hồ sơ xuất nhập cảnh.
- Trường hợp cần cho việc điều tra thừa kế hoặc quan hệ thân tộc, cũng có thể nhờ chuyên gia như hành chính thư sĩ đại diện theo ủy quyền để yêu cầu thay.
Tổng kết
Yêu cầu công khai sổ gốc đăng ký người nước ngoài hiện nay không phải nộp tại ủy ban thành phố/quận/huyện mà tại Ban công khai thông tin xuất nhập cảnh, Phòng tổng vụ, Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú. Đối với yêu cầu phần của người thân đã mất, chỉ những người trong phạm vi nhất định như người thân cùng sống, vợ/chồng, tôn thuộc trực hệ, ti thuộc trực hệ, anh chị em ruột (hoặc người đại diện của họ) mới được công nhận quyền yêu cầu. Nếu cảm thấy thủ tục phức tạp, xin vui lòng tham khảo ý kiến các chuyên gia như hành chính thư sĩ.